Fond: Bukan Sekadar Tumpukan Kertas, Tapi DNA dari Sebuah Cerita

Pernah kepikiran nggak, gimana caranya sejarawan atau arsiparis bisa menyusun cerita masa lalu secara utuh hanya dari dokumen-dokumen tua? Mereka nggak asal comot data, lho. Di balik pekerjaan keren ala detektif sejarah itu, ada satu konsep fundamental yang jadi "jagoan utamanya": Fond.

Lupakan sejenak bayanganmu tentang arsip sebagai tumpukan kertas berdebu di gudang yang pengap. Hari ini, kita akan bongkar konsep Fond dengan gaya yang lebih asyik. Anggap saja Fond ini adalah source code atau master folder dari sebuah cerita besar. Siap?

Apa Sih Sebenarnya Fond Itu? (Definisi Anti-Ribet)

Secara formal, Fond adalah keseluruhan arsip, tanpa memandang bentuk atau medianya, yang secara organik diciptakan dan/atau diakumulasikan dan digunakan oleh satu orang, keluarga, atau badan korporasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya.

Pusing? Oke, kita sederhanakan.

Bayangkan seorang musisi. "Fond" dari musisi itu adalah seluruh karyanya: mulai dari coretan lirik pertama di buku catatan, rekaman demo yang suaranya masih jelek, master recording album yang dirilis, hingga video klip dan materi promosi. Semuanya berasal dari satu pencipta arsip, yaitu si musisi itu. Tidak ada satu pun karya dari musisi lain yang nyasar di dalamnya.

Intinya, Fond adalah tentang keutuhan dari satu sumber. Ini adalah koleksi lengkap yang menceritakan perjalanan penciptanya dari A sampai Z. Semua dokumen yang lahir dari aktivitas satu instansi, misalnya Kementerian Keuangan, akan menjadi satu Fond Kementerian Keuangan. Simpel, kan?

Dua Aturan Emas di Balik Fond: Prinsip Sakral Kearsipan

Fond nggak akan jadi Fond tanpa dua prinsip sakral yang menjadi jantung ilmu kearsipan. Ibaratnya, ini adalah dua perintah utama yang nggak boleh dilanggar.

1. Prinsip Asal Usul (Principle of Provenance): "Jangan Campur Aduk!" 🚫

Prinsip ini super logis: arsip yang berasal dari satu pencipta (satu sumber) harus tetap menyatu dan tidak boleh dicampur dengan arsip dari pencipta lain.

• Anologinya begini: Kamu punya folder di laptop untuk setiap mata kuliah: "Folder Kalkulus," "Folder Bahasa Inggris," dan "Folder Desain Grafis." Kamu nggak akan dengan sengaja menyimpan file tugas Desain Grafis di dalam Folder Kalkulus, kan? Kenapa? Karena akan merusak tatanan, bikin bingung, dan menghilangkan konteks. Masing-masing folder punya "asal usul" dan ceritanya sendiri. Begitulah cara kerja provenance. Prinsip ini menjaga agar "DNA" dari setiap pencipta arsip tetap murni.

2. Prinsip Aturan Asli (Principle of Original Order): "Hargai Prosesnya!" 尊重

Prinsip ini menyatakan bahwa susunan arsip harus dipertahankan seperti saat ia diciptakan, diatur, dan digunakan oleh penciptanya. Kita tidak boleh mengacak-acak urutannya seenak jidat hanya karena kita pikir susunan baru lebih rapi.

• Anologinya? Menonton film. Kamu pasti menonton film dari adegan pembuka, lalu konflik, hingga klimaks dan penutup. Kamu tidak akan menontonnya secara acak, kan? Karena urutan adegan itu membangun narasi dan konteks. Sama halnya dengan arsip. Urutan surat balasan, laporan bulanan, atau notulensi rapat menunjukkan alur kerja, proses berpikir, dan evolusi sebuah kebijakan atau peristiwa. Mengubah urutannya sama saja dengan merusak jalan ceritanya.

Kenapa Fond Penting Banget? (The "So What?" Moment)

Oke, kita udah tahu definisinya, terus kenapa konsep ini krusial?

• Menjaga Konteks dan Jiwa Arsip: Tanpa prinsip Fond, arsip hanyalah kepingan informasi yang bisu. Sebuah surat keputusan, misalnya, hanya berarti jika kita tahu surat apa yang mendahuluinya dan apa dampak setelahnya. Fond menjaga seluruh rangkaian cerita ini tetap hidup dan utuh. Ia memberikan konteks.

• Merekam DNA Organisasi/Individu: Fond adalah rekaman paling autentik dari denyut nadi sebuah lembaga atau individu. Dari Fond, kita bisa melihat bagaimana sebuah perusahaan merintis bisnisnya, bagaimana sebuah organisasi mahasiswa merencanakan acara ikoniknya, atau bagaimana seorang seniman menemukan gayanya. Ini adalah warisan yang tak ternilai.

• Memudahkan Peneliti: Bagi para "detektif sejarah", Fond adalah peta harta karun. Ketika mereka tahu bahwa semua arsip dari satu sumber terkumpul rapi di satu tempat dengan tatanan aslinya, proses penelusuran menjadi jauh lebih efisien dan hasilnya lebih akurat.

Contoh Nyata Biar Makin Nempel di Otak

• Fond Raden Adjeng Kartini: Seluruh surat-surat yang pernah beliau tulis kepada sahabat-sahabatnya di Belanda, ditambah catatan atau draf-drafnya, membentuk satu Fond. Isinya tidak dicampur dengan surat dari tokoh lain.

• Fond OSIS SMA Negeri 1: Seluruh proposal kegiatan, laporan pertanggungjawaban, notulensi rapat, dan dokumentasi foto dari awal kepengurusan hingga akhir, semuanya adalah satu Fond OSIS SMA Negeri 1 untuk periode tersebut.

• Fond PT Google Indonesia: Semua arsip terkait operasional perusahaan, mulai dari dokumen pendirian, kontrak kerja karyawan angkatan pertama, laporan tahunan, hingga strategi marketing dari tahun ke tahun, akan menjadi satu kesatuan Fond.

Penutup: Fond di Era Digital dan Kamu

Konsep Fond ini relevan banget dengan hidup kita sekarang. Coba deh cek laptop atau cloud storage kamu. Cara kamu menata folder tugas per semester, cara kamu mengarsipkan foto liburan per tahun, atau bahkan history chat kamu dengan seseorang dari awal sampai akhir—itu semua, secara tidak sadar, adalah penerapan prinsip Fond dalam skala personal. Kamu adalah pencipta arsip dari kehidupanmu sendiri.

Jadi, lain kali kamu mendengar kata "arsip", jangan langsung membayangkan sesuatu yang kuno. Ingatlah Fond: sebuah konsep keren tentang bagaimana menjaga sebuah cerita tetap utuh, autentik, dan bermakna. Karena setiap jejak yang kita tinggalkan, digital maupun fisik, adalah bagian dari DNA cerita kita yang berharga.