Pemberkasan Arsip Aktif: Seni Menjinakkan 'Meja Kerja' yang Berantakan ala Aturan Negara

Bayangkan meja kerja Anda—baik fisik maupun digital—dipenuhi puluhan dokumen yang tercecer: laporan, draf surel, notulensi rapat, dan memo. Saat atasan meminta satu dokumen spesifik dari tiga bulan lalu, kepanikan pun dimulai. Mencari di tengah tumpukan yang berantakan adalah pemborosan waktu dan energi.

Di dunia pemerintahan dan lembaga resmi, kekacauan seperti ini bukanlah pilihan. Ada sebuah proses sistematis yang wajib dilakukan untuk "menjinakkan" meja kerja yang berantakan, yang secara resmi dikenal sebagai Pemberkasan Arsip Aktif. Ini bukan sekadar memasukkan kertas ke dalam map, melainkan sebuah seni menata informasi yang menjadi bagian krusial dari pemeliharaan arsip dinamis, sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012.

Apa Sebenarnya Pemberkasan Arsip Aktif Itu?

Menurut PP 28/2012, pemberkasan adalah kegiatan menempatkan naskah-naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya. Sederhananya, ini adalah proses mengelompokkan dokumen-dokumen yang saling berhubungan ke dalam satu "berkas" atau file yang sama.

Pemberkasan dilakukan terhadap arsip-arsip yang masih "panas" atau aktif digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Tujuannya adalah menciptakan keteraturan fisik dan informasi sejak dini.

Siapa yang Bertanggung Jawab? Tim yang Paling Tahu!

Logika di balik aturan ini sangat masuk akal. Tanggung jawab untuk melakukan pemberkasan arsip aktif ada di tangan pimpinan unit pengolah. Artinya, tim atau unit kerja yang membuat dan menggunakan arsip itulah yang harus membereskannya. Mengapa? Karena merekalah yang paling memahami konteks, hubungan, dan urgensi dari setiap dokumen yang mereka hasilkan.

'Peta' Utama Pemberkasan: Wajib Ikut Klasifikasi Arsip

Pemberkasan tidak dilakukan secara acak atau berdasarkan selera. Proses ini wajib mengikuti "peta" utama yang sudah ada, yaitu skema klasifikasi arsip. Setiap dokumen yang dibuat atau diterima, setelah diregistrasi, akan ditempatkan ke dalam berkas yang sesuai dengan kode klasifikasinya. Sistem ini memastikan bahwa semua dokumen yang berkaitan dengan fungsi dan tugas yang sama akan terkumpul di satu tempat, tidak akan tersasar ke "folder" yang salah.

Hasil Akhir: Lahirnya 'Daftar Menu' Dokumen

Tujuan akhir dari pemberkasan bukanlah sekadar tumpukan berkas yang rapi. Lebih dari itu, proses ini harus menghasilkan sebuah output penting yang disebut Daftar Arsip Aktif. Anggaplah ini sebagai "daftar menu" yang memberitahu kita semua "hidangan" (dokumen) apa saja yang tersedia. Daftar ini terbagi menjadi dua bagian:

1. Daftar Berkas (Menu Utama): Ini adalah daftar seluruh "berkas" atau folder yang ada. Isinya mencakup informasi seperti unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian singkat tentang isi berkas, kurun waktu, dan jumlahnya.

2. Daftar Isi Berkas (Detail Setiap Hidangan): Ini adalah daftar rincian setiap naskah atau dokumen yang ada di dalam masing-masing berkas. Rinciannya meliputi nomor item, tanggal, uraian informasi arsip, jumlah lembar, dan keterangan lainnya.

Daftar Arsip Aktif ini kemudian wajib disampaikan oleh unit pengolah kepada unit kearsipan paling lambat 6 (enam) bulan setelah kegiatan selesai, sebagai bentuk laporan dan akuntabilitas.

Penutup: Pemberkasan Bukan Beban, Tapi Investasi Keteraturan

Pemberkasan arsip aktif mungkin terdengar seperti tugas administratif biasa, namun perannya sangat strategis. Ini adalah investasi awal untuk menciptakan keteraturan yang akan berdampak besar di masa depan. Dengan pemberkasan yang baik, proses penemuan kembali arsip menjadi secepat kilat, layanan informasi menjadi lebih efisien, dan persiapan untuk tahap penyusutan arsip menjadi jauh lebih mudah. Pada akhirnya, sebuah "meja kerja" yang tertata baik adalah cerminan dari organisasi yang efektif dan akuntabel.