Beranda
arsip
arsip dinamis

Pemindahan Arsip Inaktif: Saatnya Dokumen 'Pensiun' Pindah ke Rumah Baru


 

Bayangkan lemari di kamar Anda sudah terlalu penuh dengan barang-barang yang jarang dipakai. Solusinya? Anda memindahkannya ke gudang atau loteng agar kamar kembali lega. Konsep yang sama persis terjadi di dunia kearsipan, namun dengan prosedur yang jauh lebih formal dan terstruktur. Proses ini dikenal sebagai Pemindahan Arsip Inaktif.

Ini adalah salah satu dari tiga kegiatan utama dalam tahap penyusutan arsip, sebagaimana diatur dalam UU No. 43 Tahun 2009 dan diperinci dalam PP No. 28 Tahun 2012. Pemindahan arsip inaktif adalah proses memindahkan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun dari "meja kerja" (unit pengolah) ke "gudang" arsip yang lebih terpusat (unit kearsipan).

Mengapa Arsip Perlu 'Dipindahkan'?

Tujuan utama dari pemindahan arsip inaktif adalah efisiensi dan sentralisasi. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), setidaknya ada tiga alasan mengapa pemindahan ini krusial:

  1. Efisiensi dan Efektivitas: Unit kerja atau unit pengolah bisa lebih fokus mengelola arsip yang masih aktif dan sering digunakan, tanpa harus dipusingkan dengan tumpukan arsip lama yang memakan tempat.

  2. Menjamin Keamanan: Arsip inaktif dikumpulkan di satu pusat arsip (records center) yang dikelola oleh unit kearsipan. Lokasi terpusat ini biasanya memiliki standar keamanan dan pemeliharaan yang lebih baik.

  3. Memudahkan Penemuan Kembali: Dengan pengelolaan terpusat oleh unit kearsipan, proses penemuan kembali arsip inaktif (misalnya untuk keperluan audit atau hukum) menjadi lebih cepat dan terjamin.

Prosedur Resmi 'Pindah Rumah'

Memindahkan arsip inaktif tidak bisa dilakukan sembarangan. PP No. 28 Tahun 2012 menggariskan prosedur yang jelas untuk memastikan prosesnya tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan:

  1. Penyeleksian Arsip: Tim di unit pengolah akan menyeleksi arsip mana saja yang sudah memasuki masa inaktif sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

  2. Pembuatan Daftar Arsip: Dibuatlah daftar rinci berisi semua arsip inaktif yang akan dipindahkan. Daftar ini menjadi lampiran wajib saat serah terima.

  3. Penataan dan Pengepakan: Arsip yang akan dipindahkan ditata dan dikemas dengan baik, biasanya dalam boks arsip yang diberi label jelas.

  4. Serah Terima Resmi: Proses pemindahan dianggap sah setelah ada berita acara yang ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah (yang menyerahkan) dan pimpinan unit kearsipan (yang menerima).

Aturan Main Berdasarkan Usia Arsip

Menariknya, PP No. 28 Tahun 2012 menetapkan alur pemindahan yang berbeda, terutama untuk pemerintah daerah dan perguruan tinggi, berdasarkan "usia" atau masa retensi arsip:

  • Arsip dengan Retensi di Bawah 10 Tahun: Arsip-arsip ini dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan yang ada di lingkungan internal satuan kerja tersebut. Ini ibarat memindahkan barang ke gudang kecil di dalam rumah sendiri.

  • Arsip dengan Retensi 10 Tahun atau Lebih: Arsip-arsip yang lebih 'senior' dan memiliki nilai simpan jangka panjang ini akan dipindahkan dari satuan kerja ke lembaga kearsipan daerah (untuk pemda) atau lembaga kearsipan perguruan tinggi (untuk PTN). Ini seperti memindahkan barang berharga ke fasilitas penyimpanan profesional yang lebih besar dan terpusat.

Penutup: Langkah Awal Menuju Takdir Akhir

Pemindahan arsip inaktif adalah langkah awal yang krusial dalam proses penyusutan. Ini adalah momen transisi di mana arsip berpindah dari lingkungan kerja yang dinamis ke lingkungan penyimpanan yang lebih terkontrol. Dengan prosedur yang tertib dan terdokumentasi, pemindahan ini tidak hanya menciptakan efisiensi kerja, tetapi juga mempersiapkan arsip untuk menghadapi takdir akhirnya: apakah akan dimusnahkan setelah masa retensinya habis, atau diabadikan sebagai arsip statis yang bernilai sejarah.

Posting Komentar