Beranda
arsip
arsip dinamis

Pemusnahan Arsip: 'Ritual' Resmi Melenyapkan Dokumen Negara, Bukan Sekadar Dibakar

 


Di era digital, kita terbiasa menghapus file dengan menekan tombol delete. Cepat, mudah, dan tanpa jejak. Namun, ketika menyangkut dokumen atau arsip negara, proses melenyapkannya bukanlah perkara sepele. Ada sebuah "ritual" resmi yang sangat ketat, terencana, dan penuh kehati-hatian yang disebut Pemusnahan Arsip.

Ini adalah salah satu dari tiga jalan takdir dalam tahap penyusutan arsip, sebagaimana diatur dalam UU No. 43 Tahun 2009 dan diperinci dalam PP No. 28 Tahun 2012. Pemusnahan arsip bukanlah tindakan sembrono untuk mengurangi tumpukan kertas, melainkan sebuah proses hukum untuk menghilangkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna secara aman dan dapat dipertanggungjawabkan.

Mengapa Arsip Perlu Dimusnahkan?

Pemusnahan arsip yang terkelola dengan baik memiliki beberapa tujuan strategis, seperti yang dijelaskan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI):

  • Efisiensi dan Penghematan: Menghemat ruang penyimpanan, peralatan, dan biaya pemeliharaan.

  • Penemuan Kembali yang Cepat: Mengurangi jumlah arsip yang tidak relevan akan mempercepat proses pencarian arsip yang masih dibutuhkan.

  • Aspek Hukum dan Keamanan: Melindungi informasi sensitif yang sudah tidak diperlukan dari risiko penyalahgunaan.

Empat Syarat Wajib Sebelum Eksekusi

Sebuah arsip tidak bisa langsung dimusnahkan begitu saja. PP No. 28 Tahun 2012 menetapkan empat syarat wajib yang harus terpenuhi tanpa kecuali:

  1. Tidak Memiliki Nilai Guna: Arsip tersebut sudah tidak lagi memiliki nilai, baik dari segi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah, maupun teknologi.

  2. Telah Habis Retensinya: Jangka waktu penyimpanannya, sebagaimana tercantum dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA), telah berakhir dan keterangannya memang untuk dimusnahkan.

  3. Tidak Ada Peraturan yang Melarang: Tidak ada peraturan perundang-undangan lain yang masih mengharuskan arsip tersebut untuk disimpan.

  4. Tidak Berkaitan dengan Perkara: Arsip tersebut tidak sedang terkait dengan proses penyelesaian suatu perkara hukum yang masih berjalan.

Jika salah satu syarat saja tidak terpenuhi, maka arsip tersebut batal dimusnahkan.

Prosedur 'Ritual' Pemusnahan: Langkah Demi Langkah

Proses pemusnahan arsip sangat formal dan melibatkan banyak pihak untuk memastikan tidak ada kesalahan. Berikut adalah alur prosedurnya sesuai PP No. 28 Tahun 2012:

  1. Pembentukan Panitia Penilai Arsip: Pimpinan instansi membentuk sebuah panitia khusus yang terdiri dari unsur unit kearsipan, unit pengolah, dan arsiparis. Merekalah "tim juri" yang akan menilai kelayakan arsip untuk dimusnahkan.

  2. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar: Arsiparis akan menyeleksi arsip-arsip yang diusulkan musnah dan membuat daftar rincinya.

  3. Penilaian oleh Panitia: Panitia penilai akan melakukan penilaian terhadap daftar usul musnah untuk memastikan keempat syarat wajib telah terpenuhi.

  4. Permintaan Persetujuan: Hasil penilaian diajukan kepada pimpinan pencipta arsip. Untuk arsip dengan retensi 10 tahun atau lebih, persetujuan tertulis juga harus didapatkan dari

    Kepala ANRI. Ini menunjukkan betapa seriusnya proses ini.

  5. Pelaksanaan Pemusnahan: Setelah semua izin di tangan, barulah eksekusi dilakukan. Pemusnahan harus dilakukan secara total hingga

    fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali. Proses ini wajib disaksikan oleh minimal dua pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan.

  6. Penandatanganan Berita Acara: Seluruh proses diakhiri dengan pembuatan dan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan yang dilampiri daftar arsip yang telah dimusnahkan. Dokumen ini menjadi bukti hukum bahwa pemusnahan telah dilakukan sesuai prosedur.

Penutup: Pemusnahan Bertanggung Jawab, Bukan Penghilangan Jejak

Pemusnahan arsip adalah sebuah proses yang menunjukkan tingkat kematangan tata kelola sebuah institusi. Ini bukanlah tentang menghilangkan jejak, melainkan tentang mengelola aset informasi secara efisien dan bertanggung jawab. Dengan prosedur yang ketat dan melibatkan pengawasan berlapis, negara memastikan bahwa hanya arsip yang benar-benar telah menyelesaikan misinya yang akan dilenyapkan, sementara informasi yang masih bernilai tetap terjaga dengan aman.

Posting Komentar