Beranda
arsip
arsip dinamis

Penataan Arsip Inaktif: Merapikan 'Kamar Pensiun' Dokumen Negara

 


Bayangkan sebuah proyek besar di kantor Anda telah selesai. Semua dokumen, laporan, dan catatannya tidak lagi Anda buka setiap hari, tapi juga terlalu penting untuk dihapus. Anda pun memindahkannya ke folder "Arsip Proyek Lama" di cloud drive. Dokumen-dokumen ini telah memasuki masa inaktif atau "semi-pensiun".

Di dunia pemerintahan, proses ini jauh lebih formal dan terstruktur. Saat arsip dinamis tidak lagi digunakan secara aktif, ia akan memasuki tahap pemeliharaan khusus yang disebut Penataan Arsip Inaktif. Ini bukan sekadar memindahkan file ke folder lain, melainkan sebuah proses profesional untuk menata ulang "kamar pensiun" bagi dokumen-dokumen negara. Proses ini diatur secara detail dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012.

Perpindahan Tongkat Estafet: Dari Pengguna ke Ahlinya

Satu hal mendasar yang membedakan penataan arsip inaktif dari pemberkasan arsip aktif adalah siapa yang bertanggung jawab. Jika merapikan arsip aktif adalah tugas unit pengolah (tim yang menggunakan dokumen), maka menata arsip inaktif adalah tugas dan tanggung jawab kepala unit kearsipan.

Ini adalah momen "perpindahan tongkat estafet". Dokumen-dokumen yang sudah mulai tenang diserahkan kepada para ahli (arsiparis di unit kearsipan) yang memiliki kompetensi untuk mengelolanya dalam jangka panjang.

Dua 'Perintah Suci' yang Tak Boleh Dilanggar

Meskipun arsip dipindahkan dan ditata ulang, ada dua prinsip fundamental kearsipan yang tidak boleh dilanggar sama sekali selama proses ini:

  1. Asas Asal Usul (Principle of Provenance): "Jaga Silsilahnya!" Arsip yang berasal dari satu pencipta harus tetap terkelola sebagai satu kesatuan. Artinya, dokumen dari Kementerian A tidak boleh dicampur dengan dokumen dari Kementerian B, meskipun topiknya mirip. "Keluarga" arsip harus tetap utuh.

  2. Asas Aturan Asli (Principle of Original Order): "Hargai Susunan Aslinya!" Struktur atau urutan asli dari berkas-berkas saat masih aktif harus tetap dipertahankan. Mengapa? Karena urutan tersebut sering kali mengandung informasi penting tentang proses kerja atau alur berpikir penciptanya. Mengubahnya sama saja dengan merusak sebuah petunjuk sejarah.

Tiga Langkah Praktis dalam Menata Arsip Inaktif

PP No. 28 Tahun 2012 menguraikan proses penataan ini ke dalam tiga kegiatan praktis:

Langkah 1: Pengaturan Fisik Arsip Ini adalah pekerjaan fisik untuk menata arsip di records center atau pusat arsip inaktif. Kegiatannya meliputi memasukkan berkas-berkas ke dalam boks arsip yang standar, memberi label yang jelas sesuai sistem, dan menempatkannya di rak penyimpanan secara teratur agar mudah ditemukan.

Langkah 2: Pengolahan Informasi Arsip Sembari menata fisik, arsiparis juga mengolah informasinya. Mereka akan memeriksa kembali deskripsi arsip, memastikan konteksnya jelas, dan menyiapkan data yang akurat untuk dimasukkan ke dalam sistem.

Langkah 3: Penyusunan Daftar Arsip Inaktif Inilah output atau hasil akhir terpenting dari proses penataan: sebuah Daftar Arsip Inaktif. Daftar ini adalah "katalog" lengkap dari seluruh koleksi arsip semi-pensiun. Isinya sangat detail, mencakup informasi seperti:

  • Pencipta arsip dan unit pengolahnya

  • Nomor arsip dan kode klasifikasinya

  • Uraian informasi atau judul arsip

  • Kurun waktu arsip (tahun pembuatan)

  • Jumlah dan keterangan kondisi fisik

Penutup: Keteraturan di Masa Tenang, Kesiapan untuk Masa Depan

Penataan arsip inaktif adalah jembatan krusial yang menghubungkan hiruk pikuk penggunaan arsip aktif dengan tahap akhir penyusutan. Proses yang dipandu oleh prinsip-prinsip profesional ini memastikan bahwa meskipun sebuah arsip sudah jarang "disentuh", ia tidak terlantar. Sebaliknya, ia tertata rapi, terdata dengan akurat, dan siap ditemukan kapan pun dibutuhkan untuk keperluan audit, hukum, atau penelitian. Keteraturan di masa tenang ini adalah kunci efisiensi dan akuntabilitas jangka panjang bagi sebuah institusi.

Posting Komentar