Penciptaan Arsip: Bukan Asal Ketik, Ini Aturan Mainnya Biar Sah dan Terpercaya!

Setiap dokumen hebat, entah itu surat keputusan yang mengubah sejarah atau sertifikat tanah yang menjadi bukti kepemilikan, semuanya punya satu kesamaan: awal yang kuat. Di dunia kearsipan, awal yang kuat ini punya nama resmi, yaitu Penciptaan Arsip. Ini bukan sekadar proses mengetik atau menerima surat, melainkan sebuah fondasi yang menentukan sah atau tidaknya sebuah dokumen di masa depan.

Proses ini sangat fundamental sehingga diatur secara berlapis oleh negara, yaitu melalui UU Nomor 43 Tahun 2009 sebagai payung hukumnya, dan diperjelas "resep"-nya dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012. Yuk, kita bongkar aturan mainnya agar setiap arsip yang lahir tidak hanya jadi tumpukan kertas, tapi menjadi rekaman yang autentik, utuh, dan terpercaya.

Dua Kegiatan Utama dalam Penciptaan Arsip

Menurut PP 28/2012, proses penciptaan arsip dibagi menjadi dua kegiatan utama yang sama-sama penting:

1. Pembuatan Arsip: Saat sebuah instansi membuat dokumen secara internal, seperti surat dinas, nota, atau laporan.

2. Penerimaan Arsip: Saat sebuah instansi menerima dokumen dari pihak luar.

Keduanya punya prosedur ketat yang harus diikuti.

Tiga Pilar Wajib Sebelum Mulai Beraksi

Sebelum sebuah instansi mulai membuat atau menerima arsip, PP 28/2012 mengamanatkan adanya tiga "pilar" atau instrumen yang wajib disiapkan terlebih dahulu. Ketiga pilar ini ditetapkan oleh pimpinan instansi masing-masing dengan berpedoman pada standar nasional dari ANRI.

1. Tata Naskah Dinas: "Style Guide" Wajib Biar Seragam dan Sah Ini adalah aturan tentang segala hal terkait format dan penampilan dokumen kedinasan. Mulai dari jenis huruf, penggunaan logo, format kop surat, hingga di mana posisi tanda tangan dan stempel. Tujuannya? Untuk menjamin

autentisitas dan reliabilitas (keterpercayaan) arsip. Dengan tata naskah dinas, semua dokumen yang keluar dari satu instansi punya "wajah" yang sama, resmi, dan sulit dipalsukan.

2. Klasifikasi Arsip: "Sistem Folder Otomatis" Anti Berantakan Pilar ini adalah skema pengelompokan arsip berdasarkan fungsi dan tugas organisasi. Sederhananya, ini seperti membuat sistem folder yang cerdas sejak awal. Jadi, surat yang berkaitan dengan keuangan akan otomatis masuk ke "folder" keuangan, yang berkaitan dengan kepegawaian masuk ke "folder" kepegawaian, dan seterusnya. Manfaatnya luar biasa untuk memudahkan penemuan kembali, pemanfaatan, dan proses penyusutan arsip di kemudian hari.

3. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip: "Gembok Digital" Penentu Rahasia Tidak semua informasi boleh diakses oleh semua orang. Pilar ketiga inilah yang berfungsi sebagai "gembok" dan "kunci". Sejak awal dibuat, sebuah arsip sudah harus ditentukan level keamanannya: apakah bersifat

terbuka untuk publik atau tertutup (rahasia/terbatas). Aturan ini melindungi hak dan kewajiban, baik bagi instansi maupun publik, dalam mengakses informasi.

Prosedur Lahirnya Sebuah Arsip: Wajib Diregistrasi!

Setelah tiga pilar di atas siap, barulah proses penciptaan bisa berjalan. Kunci utama dalam proses ini adalah registrasi, atau pencatatan resmi.

• Saat MEMBUAT Arsip: Setiap dokumen yang dibuat wajib diregistrasi (dicatat dalam buku agenda atau sistem elektronik) sebelum didistribusikan. Proses pengirimannya pun harus bisa dilacak dan dikendalikan untuk memastikan sampai ke pihak yang tepat dengan aman.

• Saat MENERIMA Arsip: Sebuah dokumen dari luar dianggap sah diterima jika sudah berada di tangan petugas atau pihak yang berwenang. Setelah itu, dokumen tersebut juga wajib diregistrasi oleh si penerima sebelum diteruskan ke unit kerja terkait.

Seluruh proses registrasi ini harus didokumentasikan dengan baik oleh instansi dan catatan inilah yang menjadi bukti otentik alur hidup sebuah arsip.

Ujung-Ujungnya untuk Apa? Jaminan Kualitas Arsip!

Mungkin terdengar rumit, tapi semua aturan main dalam penciptaan arsip ini punya satu tujuan mulia yang digariskan dalam UU 43/2009: menghasilkan arsip yang berkualitas. Kualitas ini diukur dari tiga kata sakti:

1. Autentik: Asli, tidak ada keraguan tentang asal-usul dan waktu pembuatannya. Ini dijamin lewat tata naskah dinas dan tanda tangan pejabat yang berwenang.

2. Utuh: Informasinya lengkap, tidak ada bagian yang dikurangi, ditambah, atau diubah secara tidak sah.

3. Terpercaya: Isinya akurat dan dapat diandalkan sebagai cerminan fakta atau kegiatan yang sebenarnya, sehingga bisa menjadi alat bukti yang sah.

Pada akhirnya, tanggung jawab untuk menghasilkan arsip berkualitas ini ada di pundak setiap unit kerja yang menciptakannya.

Penutup: Investasi untuk Transparansi dan Masa Depan

Penciptaan arsip bukanlah sekadar aktivitas administratif, melainkan sebuah investasi jangka panjang. Dengan mengikuti aturan main yang jelas dari UU 43/2009 dan PP 28/2012, setiap dokumen yang lahir akan menjadi aset yang valid dan berharga. Ia menjadi fondasi kokoh untuk transparansi, akuntabilitas, dan yang terpenting, menjadi memori kolektif yang bisa dipertanggungjawabkan bagi generasi mendatang.