Pengolahan Arsip Statis: Seni Merapikan Masa Lalu Biar Gampang Ditemukan

Setelah proses akuisisi yang seru layaknya perburuan harta karun, apa yang terjadi pada arsip-arsip bersejarah yang berhasil dikumpulkan? Apakah langsung dimasukkan ke gudang? Tentu tidak. Di sinilah babak yang paling krusial dan butuh keahlian tinggi dimulai: Pengolahan Arsip Statis.

Bayangkan Anda menemukan sebuah peti tua berisi ratusan surat, foto, dan catatan kuno. Tanpa diolah, ia hanyalah tumpukan barang antik yang membingungkan. Pengolahan arsip adalah seni untuk menyusun puzzle sejarah tersebut, mengubah tumpukan bersejarah menjadi koleksi yang teratur, bermakna, dan mudah diakses. Proses "merapikan masa lalu" ini memiliki aturan main yang sangat ketat, sebagaimana diatur dalam UU No. 43 Tahun 2009 dan panduan teknisnya di PP No. 28 Tahun 2012.

Dua Perintah Suci yang Tak Boleh Dilanggar

Sebelum arsiparis menyentuh selembar arsip pun, ada dua prinsip sakral yang menjadi fondasi dari seluruh proses pengolahan. Melanggar prinsip ini sama saja dengan merusak cerita sejarah.

1. Asas Asal Usul (Principle of Provenance): "Jangan Campur Aduk!". Prinsip ini mengharuskan arsip yang berasal dari satu pencipta (misalnya, Kementerian Luar Negeri) harus tetap disimpan sebagai satu kesatuan utuh. Arsip tersebut tidak boleh dicampur dengan arsip dari pencipta lain (misalnya, Kementerian Keuangan). Analogi sederhananya, Anda tidak akan mencampur album foto keluarga Anda dengan album foto keluarga tetangga, bukan?

2. Asas Aturan Asli (Principle of Original Order): "Jangan Ubah Urutannya!". Prinsip ini menjaga agar arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya saat masih digunakan oleh penciptanya. Urutan ini sering kali mengandung informasi penting tentang alur kerja dan proses berpikir si pencipta arsip. Mengacak-acaknya sama saja seperti menonton film dengan adegan yang tidak berurutan.

Tiga Langkah Utama Menyusun Puzzle Sejarah

PP No. 28 Tahun 2012 menguraikan proses pengolahan ke dalam tiga langkah utama yang sistematis:

Langkah 1: Menata Informasi Arsip

Ini adalah pekerjaan intelektual. Seorang arsiparis akan menganalisis isi setiap dokumen, memahami konteksnya, dan menemukan hubungan antar arsip. Mereka mencoba menjawab pertanyaan seperti: "Surat ini balasan dari surat yang mana?", "Laporan ini dibuat untuk mendukung keputusan apa?". Di tahap inilah "cerita" di balik tumpukan arsip mulai terungkap.

Langkah 2: Menata Fisik Arsip

Setelah informasi dan ceritanya dipahami, barulah fisik arsip ditata. Ini meliputi kegiatan membersihkan arsip, memasukkannya ke dalam pembungkus dan boks bebas asam untuk melindunginya dari kerusakan, memberi label yang jelas, dan menyimpannya di rak secara teratur sesuai skema yang telah dibuat.

Langkah 3: Membuat 'Peta Harta Karun' (Sarana Bantu Temu Balik)

Inilah hasil akhir terpenting dari proses pengolahan. Untuk apa arsip ditata rapi jika tidak ada yang bisa menemukannya? Oleh karena itu, arsiparis wajib membuat "peta harta karun" yang secara resmi disebut

Sarana Bantu Temu Balik Arsip.

Mengenal Peta Harta Karun Arsip: Guide, Daftar, dan Inventaris

Ada tiga jenis utama "peta harta karun" yang dibuat untuk memudahkan peneliti dan publik:

• Guide: Ini adalah "peta dunia" dari seluruh koleksi di lembaga kearsipan. Isinya berupa uraian umum tentang semua khazanah arsip yang tersimpan, baik secara keseluruhan maupun per tema tertentu.

• Daftar Arsip Statis: Ini adalah "daftar isi" untuk satu kelompok arsip tertentu. Isinya berupa deskripsi informasi ringkas yang memuat nomor arsip, isi ringkas, kurun waktu, jumlah, dan kondisi fisik arsip.

• Inventaris Arsip: Inilah "Google Search" versi super detail untuk arsip. Inventaris adalah sarana bantu paling lengkap, berisi deskripsi detail yang dilengkapi dengan sejarah pencipta arsip (misalnya, riwayat hidup tokoh atau sejarah kementerian), riwayat penataan arsip, indeks, dan daftar istilah.

Penutup: Dari Berantakan Menjadi Bermakna

Pengolahan arsip statis adalah sebuah proses yang mengubah data mentah masa lalu menjadi pengetahuan yang terstruktur. Dengan berpegang teguh pada asas asal usul dan aturan asli, serta menghasilkan sarana bantu temu balik yang andal, para arsiparis memastikan bahwa warisan sejarah bangsa tidak hanya tersimpan dengan aman, tetapi juga terbuka dan mudah diakses oleh siapa saja yang ingin belajar. Tanpa pengolahan, khazanah arsip hanyalah gudang sunyi. Dengan pengolahan, ia menjadi perpustakaan memori bangsa yang hidup dan berbicara.