Arsip vs Bahan Pustaka, Apa Bedanya?

Table of Contents

 

Di dunia pengelolaan informasi, istilah "arsip" dan "bahan pustaka" seringkali digunakan secara bergantian oleh masyarakat umum. Keduanya memang sama-sama merupakan sumber informasi dan pengetahuan. Namun, bagi seorang arsiparis atau pustakawan, keduanya adalah dua entitas yang sangat berbeda, mulai dari proses terciptanya, sifatnya, hingga cara pengelolaannya.

Memahami perbedaan arsip dan bahan pustaka sangat penting, karena kesalahan dalam mengidentifikasi akan berujung pada kesalahan dalam pengelolaan. Keduanya memiliki "DNA" yang berbeda dan memerlukan perlakuan yang tidak sama. Artikel ini akan mengupas tuntas perbedaan mendasar antara arsip dan koleksi perpustakaan agar Anda tidak lagi keliru.

Memahami DNA Arsip: Rekaman Kegiatan Otentik

Untuk mengerti apa itu arsip, lupakan sejenak gambaran tentang tumpukan dokumen tua. Pikirkan arsip sebagai "rekaman" atau bukti dari sebuah kegiatan yang terjadi secara alami. Karakteristik utama dari arsip adalah:

• Tercipta Secara Organik: Arsip tidak sengaja dibuat untuk dikoleksi. Ia lahir secara natural sebagai produk sampingan dari suatu kegiatan administrasi, hukum, atau transaksi. Contohnya, surat perintah, risalah rapat, laporan keuangan, atau akta jual beli. Dokumen-dokumen ini dibuat untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, bukan untuk dipajang di perpustakaan.

• Konteks itu Kunci: Nilai sebuah arsip sangat terikat pada konteks penciptaannya. Sebuah surat keputusan hanya bisa dipahami sepenuhnya jika kita tahu siapa yang mengeluarkannya, kapan, dan dalam rangka kegiatan apa. Inilah mengapa dalam ilmu kearsipan dikenal Asas Asal Usul (Principle of Provenance), di mana arsip dari satu pencipta tidak boleh dicampur dengan yang lain.

• Bersifat Unik: Pada umumnya, arsip itu tunggal atau one-of-a-kind. Mungkin ada beberapa salinan, tetapi naskah aslinya hanya ada satu. Keunikan inilah yang membuatnya memiliki nilai bukti yang sangat tinggi.

Memahami DNA Bahan Pustaka: Kumpulan Informasi Terpublikasi

Sekarang, mari kita bandingkan dengan bahan pustaka yang biasa kita temukan di perpustakaan. Bahan pustaka, seperti buku, majalah, jurnal, atau ensiklopedia, memiliki karakteristik yang berbeda:

• Diciptakan untuk Disebarkan: Berbeda dengan arsip, bahan pustaka sengaja diciptakan, diproduksi, dan dipublikasikan dengan tujuan untuk menyebarkan informasi atau pengetahuan kepada khalayak luas.

• Fokus pada Subjek: Pengelolaannya tidak terikat pada siapa penciptanya, melainkan pada subjek atau isi informasinya. Inilah sebabnya buku-buku di perpustakaan diatur berdasarkan sistem klasifikasi subjek seperti DDC (Dewey Decimal Classification). Buku tentang sejarah Indonesia akan diletakkan di rak sejarah, tidak peduli siapa pun penerbitnya.

• Memiliki Banyak Salinan: Sebuah buku biasanya dicetak dalam ribuan, bahkan jutaan eksemplar identik. Jika satu buku rusak atau hilang, perpustakaan dapat dengan mudah membeli salinan barunya.

Tabel Perbedaan Kunci: Arsip vs. Bahan Pustaka

Aspek Pembeda	Arsip	Bahan Pustaka
Asal-Usul	Tercipta alami dari sebuah kegiatan (organik).	Sengaja diciptakan untuk disebarluaskan (dipublikasi).
Sifat	Unik, tunggal, dan memiliki hubungan antar dokumennya.	Memiliki banyak salinan identik dan setiap item berdiri sendiri.
Pengelolaan	Dikelola berdasarkan penciptanya (provenance) dan susunan aslinya (original order).	Dikelola berdasarkan subjek atau isi informasinya.
Tujuan Utama	Sebagai bukti dan alat pertanggungjawaban.	Sebagai sumber informasi dan referensi pengetahuan.

Penutup: Dua Dunia, Satu Tujuan

Meskipun arsip dan bahan pustaka memiliki perbedaan mendasar dalam sifat dan pengelolaannya, keduanya bertemu pada satu tujuan mulia yang sama: menyediakan akses terhadap informasi dan pengetahuan. Perpustakaan adalah jendela kita untuk melihat dunia pengetahuan yang luas, sementara lembaga kearsipan adalah mesin waktu yang memberikan kita akses otentik ke bukti-bukti masa lalu.

Dengan memahami perbedaan ini, kita tidak hanya menjadi pengguna informasi yang lebih cerdas, tetapi juga lebih menghargai peran penting para pustakawan dan arsiparis dalam menjaga dan melayankan dua jenis warisan intelektual yang berbeda namun sama-sama berharga ini.