Contoh Nyata Arsip Dinamis di Kantor, Sekolah, dan Pemerintahan (Beserta Sistem Penyimpanannya)

Konsep "arsip dinamis" seringkali terdengar teoretis dan lebih akrab di kalangan arsiparis atau administrasi. Padahal, tanpa kita sadari, kita berinteraksi dengan arsip dinamis setiap hari. Ia adalah catatan dan dokumen yang menjadi roda penggerak aktivitas di mana pun kita berada.

Untuk membuatnya lebih nyata, artikel ini akan menyajikan berbagai contoh arsip dinamis yang bisa kita temukan di tiga lingkungan yang familiar: kantor perusahaan, sekolah, dan instansi pemerintah. Tak hanya itu, kita juga akan melihat contoh pengelolaan fisik arsip tersebut, termasuk peralatan penyimpanan arsip dinamis secara vertikal yang umum digunakan.

1. Contoh Arsip Dinamis di Lingkungan Kantor (Korporat)

Di sebuah kantor perusahaan, arsip dinamis adalah segala catatan yang mendukung kegiatan bisnis, mulai dari pemasaran, keuangan, hingga sumber daya manusia.

• Arsip Aktif: Ini adalah dokumen yang digunakan hampir setiap hari untuk operasional.

  • Keuangan: Faktur (invoice) yang belum dibayar, bukti kas keluar/masuk bulan ini, slip gaji karyawan.

  • Pemasaran & Penjualan: Surat penawaran kepada klien yang sedang berjalan, daftar pesanan (purchase order) yang belum dipenuhi.

  • SDM: Formulir cuti yang sedang diproses, data absensi bulanan, surat peringatan karyawan.

• Arsip Inaktif: Dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, namun masih disimpan untuk referensi.

  • Laporan keuangan tahun lalu yang sudah diaudit.

  • Kontrak kerja sama dengan vendor yang sudah berakhir.

  • Berkas lamaran kerja dari kandidat yang tidak diterima (disimpan untuk jangka waktu tertentu).

• Contoh Arsip Dinamis Vital: Ini adalah "harta karun" perusahaan yang jika hilang akan menyebabkan kelumpuhan bisnis.

  • Akta pendirian perusahaan dan perubahannya.

  • Sertifikat Hak Kekayaan Intelektual (Paten, Merek Dagang).

  • Sertifikat tanah dan Izin Mendirikan Bangunan (IMB) kantor.

  • Naskah asli perjanjian utang-piutang jangka panjang.

2. Contoh Arsip Dinamis di Sekolah

Lingkungan sekolah juga kaya akan arsip dinamis yang berkaitan langsung dengan kegiatan belajar-mengajar dan administrasi kesiswaan.

• Arsip Aktif: Dokumen yang sangat vital untuk kelancaran tahun ajaran berjalan.

  • Akademik: Daftar hadir siswa harian, Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) guru, jadwal pelajaran, nilai tugas harian siswa.

  • Kesiswaan: Surat izin sakit/izin tidak masuk siswa, proposal kegiatan OSIS, data siswa baru tahun ajaran ini.

• Arsip Inaktif: Catatan dari tahun-tahun ajaran sebelumnya yang sudah jarang diakses.

  • Daftar nilai (leger) dari tahun ajaran yang telah lewat.

  • Soal-soal ujian semester lalu.

  • Laporan pertanggungjawaban kegiatan ekstrakurikuler tahun lalu.

• Contoh Arsip Dinamis Vital: Dokumen inti yang menjadi bukti legalitas sekolah dan hak para siswanya.

  • Buku Induk Siswa: Catatan utama semua siswa yang pernah bersekolah.

  • Kumpulan Ijazah dan SKHUN (arsip pertinggal): Salinan resmi yang disimpan sekolah.

  • Sertifikat Akreditasi Sekolah dari pemerintah.

  • Dokumen pendirian yayasan atau sekolah.

3. Contoh Arsip Dinamis di Instansi Pemerintahan

Di lingkungan pemerintahan, arsip dinamis menjadi bukti akuntabilitas kinerja dan landasan pelayanan publik.

• Arsip Aktif: Dokumen yang berkaitan dengan tugas dan fungsi pemerintahan saat ini.

  • Draf peraturan atau surat keputusan yang sedang dibahas.

  • Disposisi surat masuk harian dari pimpinan.

  • Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang akan atau sedang berjalan.

  • Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) tahun berjalan.

• Arsip Inaktif: Catatan dari program atau tahun anggaran yang telah selesai.

  • Laporan pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan tahun anggaran sebelumnya.

  • Berkas pengadaan barang dan jasa yang telah selesai dan lunas.

  • Notulensi rapat koordinasi dari triwulan lalu.

• Contoh Arsip Dinamis Vital: Dokumen negara yang memiliki nilai pembuktian dan hukum tertinggi.

  • Naskah asli Peraturan Daerah (Perda) atau Peraturan Presiden (Perpres).

  • Sertifikat aset yang menjadi milik negara/daerah.

  • Peta resmi batas wilayah.

  • Naskah asli perjanjian kerja sama antarnegara atau antardaerah.

Sistem dan Peralatan Penyimpanan Arsip Dinamis

Setelah mengetahui contohnya, bagaimana arsip-arsip ini disimpan? Pengelolaan fisik yang baik adalah kunci agar arsip tidak rusak dan mudah ditemukan. Salah satu sistem yang paling umum adalah sistem penyimpanan vertikal.

Sistem ini menempatkan arsip (yang dimasukkan dalam map/folder) dalam posisi berdiri tegak, dengan bagian punggung map berada di samping. Sistem ini banyak digunakan karena hemat tempat dan memudahkan pencarian berdasarkan kode pada tab folder.

Peralatan penyimpanan arsip dinamis secara vertikal yang standar meliputi:

1. Lemari Arsip (Filing Cabinet): Ini adalah lemari arsip dinamis yang paling ikonik. Terbuat dari logam atau kayu dengan beberapa laci (biasanya 2 hingga 5 laci) yang ditarik ke depan. Di dalam laci inilah map-map arsip disusun berdiri.

2. Guide (Sekat Petunjuk): Lembaran karton tebal atau plastik yang memiliki tab menonjol untuk menuliskan kode atau indeks. Fungsinya adalah sebagai pemisah antar kelompok arsip, misalnya pemisah berdasarkan abjad, nomor, atau subjek.

3. Folder Gantung (Hanging Folder): Folder khusus yang memiliki pengait di kedua sisinya untuk digantungkan pada rel di dalam laci filing cabinet. Ini mencegah folder merosot ke bawah dan membuat pencarian lebih cepat.

4. Map Snelhecter: Map yang memiliki penjepit di bagian tengah untuk menyatukan arsip yang berlubang agar tidak tercecer.

Dengan menggunakan peralatan ini, contoh pengelolaan arsip menjadi lebih terstruktur, rapi, dan aman.

Referensi:

1. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Situs resmi anri.go.id seringkali mempublikasikan pedoman dan standar mengenai tata kelola kearsipan yang baik, termasuk standar peralatan kearsipan yang layak digunakan di instansi pemerintah.

2. Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis. Peraturan ini secara detail membahas cara-cara memelihara dan melindungi arsip, yang secara tidak langsung menyiratkan pentingnya penggunaan peralatan penyimpanan yang benar. (Dapat diakses melalui jdih.anri.go.id).

3. Berbagai Jurnal Ilmiah dan Publikasi Kearsipan. Banyak penelitian di bidang ilmu kearsipan dan administrasi perkantoran yang mengupas efektivitas berbagai sistem penyimpanan, termasuk sistem vertikal dan peralatannya.