Mau Jadi Arsiparis Profesional? Ini Dia 'Skill Set' Wajib yang Harus Kamu Kuasai
Menjadi seorang arsiparis seringkali dipandang sebagai pekerjaan yang hanya berkutat dengan tumpukan kertas tua di ruangan sunyi. Padahal, di balik citra tersebut, tersimpan sebuah profesi yang kompleks, dinamis, dan membutuhkan skill set atau serangkaian kompetensi yang sangat beragam. Arsiparis modern adalah manajer informasi, ahli teknologi, detektif sejarah, dan penjaga akuntabilitas—semuanya dalam satu paket.
Lalu, apa saja sebenarnya "modal" atau kompetensi yang diperlukan untuk bisa sukses di profesi ini? Menurut
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009, seorang arsiparis didefinisikan sebagai seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan
1. Kompetensi Teknis Kearsipan (Hard Skills)
Ini adalah fondasi dari segala fondasi, yaitu pengetahuan dan keterampilan teknis yang menjadi inti dari pekerjaan kearsipan. Tanpa ini, seseorang tidak bisa disebut arsiparis.
Manajemen Siklus Hidup Arsip: Kompetensi ini adalah yang paling utama. Seorang arsiparis harus menguasai seluruh daur hidup arsip, mulai dari penciptaan (pembuatan dan penerimaan), pemeliharaan dan penggunaan, hingga penyusutan (pemindahan, pemusnahan, atau penyerahan menjadi arsip statis)
. Mereka harus paham betul bagaimana cara memberkaskan arsip aktif, menata arsip inaktif, dan menerapkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pengolahan dan Deskripsi Arsip Statis: Ketika arsip sudah memasuki fase statis, arsiparis harus mampu "mengolahnya" menjadi informasi yang siap saji. Ini termasuk kemampuan membuat deskripsi arsip dan menyusun sarana bantu penemuan kembali seperti guide, daftar, dan inventaris arsip
. Preservasi dan Konservasi: Arsiparis harus memiliki pengetahuan dasar tentang cara merawat dan melindungi arsip dari kerusakan. Mereka harus tahu musuh-musuh arsip (seperti suhu, kelembapan, hama, dan asam) dan cara menanganinya, baik secara preventif (pencegahan) maupun kuratif (perbaikan).
Literasi Teknologi Informasi: Di era digital, kompetensi ini tidak bisa ditawar. Seorang arsiparis modern wajib melek teknologi. Mereka harus memahami konsep alih media
, mampu mengoperasikan aplikasi kearsipan seperti SRIKANDI , dan mengerti dasar-dasar manajemen basis data serta keamanan informasi digital.
2. Kompetensi Personal dan Sosial (Soft Skills)
Keahlian teknis yang mumpuni akan menjadi sia-sia tanpa didukung oleh karakter dan kemampuan personal yang kuat.
Ketelitian dan Keteraturan: Ini adalah DNA seorang arsiparis. Pekerjaan mengelola ribuan detail informasi menuntut tingkat ketelitian yang sangat tinggi. Keteraturan dalam bekerja juga menjadi kunci untuk menciptakan sistem yang logis dan konsisten.
Kemampuan Analitis dan Berpikir Kritis: Saat melakukan penilaian arsip, seorang arsiparis harus bisa berpikir seperti seorang detektif. Mereka harus mampu menganalisis konten dan konteks sebuah dokumen untuk menentukan nilai gunanya. Apakah arsip ini penting untuk bukti hukum? Apakah memiliki nilai sejarah yang tinggi? Kemampuan inilah yang menentukan nasib sebuah arsip.
Integritas dan Etika Profesi: Arsiparis adalah penjaga informasi, termasuk informasi yang bersifat rahasia. Oleh karena itu, integritas adalah harga mati. Mereka harus memegang teguh kode etik arsiparis, yang menuntut mereka untuk melindungi keaslian arsip, menjaga kerahasiaan, dan memberikan layanan yang adil kepada semua pengguna.
3. Kompetensi Manajerial dan Strategis
Bagi arsiparis di jenjang yang lebih tinggi, kompetensi teknis saja tidak cukup. Mereka juga harus memiliki kemampuan manajerial dan berpikir strategis.
Manajemen Proyek: Kegiatan seperti penyusunan JRA, implementasi SRIKANDI, atau pembuatan inventaris arsip adalah sebuah proyek besar. Arsiparis perlu memiliki kemampuan untuk merencanakan, mengorganisir, dan mengeksekusi proyek tersebut dengan baik.
Komunikasi dan Edukasi: Arsiparis tidak bekerja sendirian. Mereka harus mampu berkomunikasi secara efektif dengan unit kerja lain, memberikan bimbingan dan sosialisasi tentang pentingnya kearsipan, serta melayani pengguna arsip dengan ramah dan informatif.
Penutup: Kombinasi Unik antara Seni dan Sains
Menjadi arsiparis profesional adalah tentang menyeimbangkan berbagai kompetensi. Ini adalah kombinasi unik antara "sains" (pengetahuan teknis dan prosedur yang baku) dan "seni" (kemampuan analisis, ketelitian, dan integritas). Dengan menguasai skill set yang lengkap ini, seorang arsiparis tidak hanya akan sukses dalam kariernya, tetapi juga berhasil menjalankan tugas mulianya sebagai penjaga memori dan pilar akuntabilitas bangsa.
Posting Komentar