Beranda
arsip
arsip dinamis

Mengenal Jenis-Jenis Arsip Dinamis: Dari Arsip Aktif, Inaktif, hingga Vital

 


Setelah memahami bahwa arsip dinamis adalah rekaman informasi yang digunakan untuk kegiatan operasional sehari-hari, pertanyaan selanjutnya adalah: apakah semua arsip dinamis memiliki tingkat kepentingan dan frekuensi penggunaan yang sama? Jawabannya adalah tidak.

Dalam praktik manajemen kearsipan yang baik, arsip dinamis perlu diklasifikasikan lebih lanjut untuk memastikan efisiensi dalam penyimpanan, kemudahan dalam penemuan kembali, dan keamanan informasi. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, arsip dinamis pada dasarnya digolongkan menjadi tiga jenis utama: arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip vital.

Mengenali ketiga jenis ini adalah langkah krusial bagi setiap organisasi untuk mengelola aset informasinya secara tepat guna.

1. Arsip Aktif

Arsip aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi untuk kelancaran kegiatan saat ini. Arsip inilah yang menjadi "ujung tombak" operasional sebuah unit kerja. Karena sering diakses, arsip aktif harus selalu tersedia dan mudah dijangkau.

  • Definisi Menurut ANRI: Dalam berbagai pedoman, arsip aktif didefinisikan sebagai arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi. Frekuensinya bisa mencapai 5 hingga 10 kali penggunaan dalam setahun atau lebih.

  • Karakteristik Utama:

    • Sering diakses dan menjadi rujukan utama.

    • Biasanya disimpan di dekat unit kerja yang menggunakannya (disebut juga sentral file atau unit kearsipan).

    • Usianya relatif baru, umumnya di bawah lima tahun, tergantung pada kebijakan organisasi.

  • Contoh: Draf surat yang sedang dalam proses penyusunan, data anggaran tahun berjalan, daftar presensi pegawai bulan ini, catatan order pembelian yang belum lunas.

Pengelolaan arsip aktif berfokus pada kecepatan dan kemudahan akses untuk mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan tepat.

2. Arsip Inaktif

Seiring berjalannya waktu, sebuah arsip yang tadinya aktif akan menurun intensitas penggunaannya. Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun disebut arsip inaktif. Meskipun jarang digunakan, arsip ini belum bisa dimusnahkan karena masih memiliki nilai guna untuk kepentingan referensi hukum, administrasi, atau fiskal di masa depan.

  • Definisi Menurut ANRI: Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

  • Karakteristik Utama:

    • Jarang diakses, namun harus tetap disimpan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA).

    • Untuk efisiensi ruang dan biaya, arsip ini biasanya dipindahkan dari unit kerja ke sebuah pusat arsip (records center). Proses ini dikenal sebagai transfer arsip dinamis atau pemindahan arsip inaktif.

    • Menjadi jembatan antara arsip yang masih aktif dan arsip yang akan dimusnahkan atau menjadi permanen (statis).

  • Contoh: Laporan keuangan tahun lalu yang sudah selesai diaudit, data proyek yang sudah selesai lebih dari dua tahun, berkas kepegawaian dari karyawan yang sudah pensiun, dokumen kontrak kerja sama yang telah berakhir namun masih dalam masa retensi.

3. Arsip Vital

Di antara semua jenis arsip, arsip vital memiliki kedudukan paling istimewa. Arsip vital adalah arsip dinamis yang keberadaannya mutlak diperlukan untuk kelangsungan hidup organisasi. Jika arsip ini hilang atau rusak akibat bencana (kebakaran, banjir, gempa bumi), maka operasional organisasi akan lumpuh total, bahkan bisa berhenti selamanya.

Menurut Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012, arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

  • Karakteristik Utama:

    • Tidak Tergantikan: Kehilangan arsip ini akan menyebabkan kerugian besar dan sulit atau tidak mungkin untuk dibuat ulang.

    • Krusial untuk Rekonstruksi: Dibutuhkan untuk membangun kembali organisasi setelah bencana, baik dari segi hukum, keuangan, maupun operasional.

    • Memerlukan Perlindungan Ekstra: Disimpan di tempat yang sangat aman (seperti brankas tahan api dan air), dibuatkan salinan (duplikasi), dan memiliki program perlindungan khusus.

  • Contoh:

    • Legal: Akta pendirian perusahaan, sertifikat tanah dan bangunan, surat izin usaha.

    • Finansial: Dokumen utang-piutang jangka panjang, polis asuransi aset.

    • Hak dan Kewajiban: Ijazah (bagi individu), buku besar akuntansi, daftar pemegang saham.

    • Operasional: Blueprint produk utama, backup data digital server yang paling krusial.

Kesimpulan

Memahami perbedaan antara arsip aktif, inaktif, dan vital memungkinkan organisasi untuk mengelola siklus hidup arsip secara lebih cerdas. Organisasi dapat memprioritaskan sumber dayanya untuk:

  • Menjamin aksesibilitas arsip aktif.

  • Menciptakan efisiensi penyimpanan untuk arsip inaktif.

  • Memberikan proteksi maksimal bagi arsip vital.

Klasifikasi ini bukan sekadar teori, melainkan sebuah pendekatan strategis untuk memastikan informasi yang tepat tersedia pada waktu yang tepat, dengan tingkat keamanan yang sesuai, bagi orang yang tepat.

Referensi:

  1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Dokumen ini menjadi dasar hukum utama bagi seluruh penyelenggaraan kearsipan di Indonesia, termasuk definisi arsip dinamis. (Dapat diakses melalui jdih.anri.go.id)

  2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Peraturan ini memberikan penjelasan lebih teknis mengenai pelaksanaan UU Kearsipan, termasuk di dalamnya mengenai program arsip vital. (Dapat diakses melalui jdih.anri.go.id)

  3. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Berbagai artikel, pedoman, dan materi sosialisasi yang diterbitkan di situs resmi anri.go.id secara konsisten menjelaskan konsep arsip aktif, inaktif, dan program arsip vital sebagai bagian dari manajemen arsip dinamis.

Posting Komentar