Pemantauan/Monitoring dan Verifikasi: 'Quality Control' Super Ketat Sebelum Dokumen Masuk Museum Arsip

Bayangkan sebuah museum seni ternama akan menerima lukisan mahakarya baru. Sebelum dipajang, pasti ada tim ahli yang turun tangan. Mereka akan memeriksa keaslian cat, kondisi kanvas, dan riwayat kepemilikan lukisan tersebut. Proses quality control (QC) yang super ketat ini juga terjadi di dunia kearsipan saat akan menerima arsip statis. Proses ini dikenal sebagai Monitoring dan Verifikasi.

Ini adalah tahapan krusial dalam prosedur Akuisisi Arsip Statis, di mana lembaga kearsipan bertindak sebagai "kurator" yang memastikan hanya arsip berkualitas dan autentik yang layak masuk menjadi koleksi abadi bangsa. Aturan mainnya diatur secara jelas dalam PP No. 28 Tahun 2012 sebagai bagian tak terpisahkan dari proses akuisisi yang diamanatkan UU No. 43 Tahun 2009.

Apa Itu Monitoring dan Verifikasi Arsip?

Monitoring adalah kegiatan pemantauan yang dilakukan oleh lembaga kearsipan terhadap fisik dan daftar arsip statis yang akan diserahkan oleh pencipta arsip. Ini adalah langkah proaktif untuk "mengintip" dan memeriksa kondisi calon koleksi baru.

Verifikasi, di sisi lain, adalah proses pengujian dan pembuktian yang lebih mendalam. Lembaga kearsipan akan memverifikasi daftar arsip usul serah untuk menentukan apakah arsip-arsip tersebut benar-benar memenuhi kriteria sebagai arsip statis.

Tanggung jawab penuh atas proses verifikasi ini berada di tangan kepala lembaga kearsipan.

'Daftar Periksa' Wajib Lolos Verifikasi

Lembaga kearsipan memiliki "daftar periksa" atau checklist yang sangat ketat. Berdasarkan PP No. 28 Tahun 2012, arsip statis yang akan diserahkan wajib memenuhi empat syarat utama agar bisa lolos verifikasi:

1. Autentik: Arsip tersebut harus asli dan dapat dibuktikan asal-usulnya. Pimpinan pencipta arsip bahkan wajib memberikan surat pernyataan yang menjamin keaslian arsip yang diserahkan.

2. Terpercaya: Informasi yang terkandung di dalamnya harus akurat dan dapat diandalkan sebagai cerminan fakta atau kegiatan yang sebenarnya.

3. Utuh: Arsip tersebut harus lengkap, tidak ada bagian yang hilang, dikurangi, atau diubah secara tidak sah.

4. Dapat Digunakan: Kondisi fisik dan informasinya harus memungkinkan untuk diakses dan digunakan oleh peneliti atau publik di kemudian hari.

Bagaimana Jika Gagal Verifikasi?

Proses verifikasi ini bukanlah formalitas semata. Ia memiliki konsekuensi nyata. Jika dalam proses verifikasi ditemukan ada arsip yang tidak memenuhi kriteria di atas misalnya, keasliannya diragukan atau kondisinya terlalu rusak hingga informasinya tidak utuh maka kepala lembaga kearsipan berhak menolak arsip yang akan diserahkan.

Penolakan ini adalah mekanisme penting untuk menjaga integritas dan kualitas khazanah arsip nasional. Ini memastikan bahwa koleksi yang disimpan selamanya adalah sumber sejarah yang benar-benar valid dan dapat dipertanggungjawabkan.

Penutup: Penjaga Gerbang Integritas Sejarah

Monitoring dan verifikasi adalah garda terdepan dalam menjaga kualitas koleksi memori bangsa. Proses ini memastikan bahwa lembaga kearsipan tidak menjadi "tempat sampah" bagi arsip-arsip yang tidak jelas, melainkan menjadi sebuah "museum" terkurasi yang berisi bukti-bukti sejarah yang paling autentik dan berharga. Melalui proses quality control yang ketat ini, negara menjamin bahwa jendela masa lalu yang kita intip adalah jendela yang jernih dan menampilkan cerita yang sesungguhnya.