Peralatan Kearsipan 101: 'Senjata' Wajib Para Penjaga Memori

Seorang koki andal membutuhkan set pisau yang tajam dan berkualitas. Seorang pelukis hebat memerlukan kuas dan kanvas terbaik. Begitu pula seorang Arsiparis. Untuk dapat menjalankan tugasnya sebagai penjaga memori, mereka memerlukan serangkaian "senjata" atau peralatan khusus. Peralatan kearsipan bukanlah sekadar alat tulis kantor biasa yang bisa dibeli di sembarang tempat.

Ini adalah perangkat yang dirancang khusus untuk menata, melindungi, dan melestarikan arsip agar informasinya tetap utuh dan aman selama puluhan, bahkan ratusan tahun. Penggunaan peralatan yang tepat dan sesuai standar adalah fondasi dari seluruh sistem pengelolaan arsip yang baik, sebagaimana diamanatkan dalam berbagai peraturan seperti PP No. 28 Tahun 2012 dan pedoman teknis dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Pada bagian pertama ini, kita akan kenalan dengan peralatan-peralatan dasar yang menjadi garda terdepan dalam dunia kearsipan.

Peralatan Penyimpanan dan Pemberkasan: Rumah Pertama Arsip

Ini adalah kelompok peralatan yang paling fundamental. Fungsinya adalah memberikan "rumah" yang layak bagi setiap lembar arsip sejak ia diciptakan hingga disimpan.

• Folder atau Map Arsip Inilah unit penyimpanan paling dasar. Fungsinya adalah untuk menyatukan sekelompok arsip yang saling terkait. Namun, map arsip bukanlah sembarang map. Standar utama yang ditetapkan ANRI adalah map tersebut harus bersifat bebas asam (acid-free). Bahan kertas biasa mengandung asam yang dalam jangka panjang akan menyebabkan kertas menjadi kuning, rapuh, dan hancur. Map bebas asam memastikan arsip di dalamnya tidak "teracuni" oleh lingkungannya sendiri.

• Sekat atau Guide Jika folder adalah bab dalam sebuah buku, maka sekat atau guide adalah penanda babnya. Ini adalah lembaran karton tebal yang disisipkan di antara kelompok folder untuk menandai klasifikasi atau seri arsip tertentu. Dengan adanya sekat yang jelas, proses menemukan kembali satu folder spesifik di antara ratusan folder lainnya menjadi secepat kilat.

• Boks Arsip Ketika arsip memasuki masa inaktif dan dipindahkan ke records center, ia akan menempati "rumah" baru yang lebih kokoh, yaitu boks arsip. Boks ini biasanya terbuat dari kardus tebal dan juga wajib bersifat bebas asam. Desainnya dirancang untuk melindungi arsip dari debu, paparan cahaya, dan serangan hama. ANRI bahkan menetapkan standar ukuran untuk boks arsip (besar dan kecil) agar penataannya di rak bisa seragam dan efisien.

• Rak Arsip dan Lemari Arsip (Filing Cabinet) Ini adalah "apartemen" tempat semua folder dan boks arsip tinggal. Ada dua jenis utama:

  1. Rak Arsip Statis: Rak terbuka yang biasanya terbuat dari metal, digunakan di records center untuk menyimpan boks-boks arsip inaktif. Bahan metal dipilih karena kokoh, tidak mudah lapuk, dan tidak disukai rayap.

  2. Lemari Arsip/Filing Cabinet: Lemari laci dari besi yang bisa dikunci. Ini digunakan untuk menyimpan arsip aktif di unit kerja. Fungsinya tidak hanya untuk menata, tetapi juga untuk keamanan, terutama untuk arsip yang bersifat terbatas atau rahasia.

Penutup Bagian 1

Folder, sekat, boks, dan rak adalah empat pilar utama dalam membangun sebuah sistem penyimpanan arsip yang teratur dan aman. Mereka adalah benteng pertahanan lapis pertama dalam perang melawan kerusakan dan kekacauan informasi. Namun, perjuangan seorang arsiparis tidak berhenti di sini. Pada bagian selanjutnya, kita akan membahas peralatan-peralatan yang lebih canggih untuk memproses, merawat, dan mendigitalkan harta karun ini.