Beranda
arsip
arsip dinamis

Roadmap Penerapan SRIKANDI: Dari Infrastruktur hingga SDM, Ini yang Harus Disiapkan Instansi Anda

 


Menerapkan sistem sebesar SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) di sebuah instansi pemerintah bukanlah proyek sulap yang bisa selesai dalam semalam. Ini adalah sebuah perjalanan transformasi digital yang membutuhkan persiapan matang dan komitmen dari semua lini. Ibarat membangun sebuah gedung canggih, Anda tidak bisa langsung memasang perabotan mewah sebelum fondasi, struktur, dan instalasi dasarnya siap.

Peraturan ANRI Nomor 4 Tahun 2021 menyediakan sebuah roadmap atau peta jalan yang jelas bagi setiap instansi pemerintah yang akan memulai perjalanan ini. Roadmap ini merinci sumber daya apa saja yang harus disiapkan, baik yang terlihat (infrastruktur) maupun yang tidak terlihat (suprastruktur). Mari kita bedah apa saja yang harus ada dalam checklist persiapan instansi Anda.

Fondasi Utama: Kesiapan Sumber Daya Kearsipan

Sebelum melangkah lebih jauh, sebuah instansi harus memastikan fondasi sumber dayanya kokoh. Menurut Peranri, sumber daya ini terbagi menjadi dua kategori utama:

1. Infrastruktur (Perangkat Keras dan Jaringan)

Ini adalah fondasi teknis yang bersifat fisik. Meskipun SRIKANDI berjalan di cloud dan tidak memerlukan server di instansi, pengguna tetap memerlukan perangkat untuk mengaksesnya. Kesiapan infrastruktur meliputi:

  • Jaringan Telekomunikasi: Tersedianya jaringan internet yang stabil, baik melalui LAN (Local Area Network) maupun nirkabel (Wireless Network), yang dapat mengakses SRIKANDI pada Pusat Data Nasional.

  • Komputer Klien: Setiap pengguna harus memiliki perangkat komputer atau laptop yang terhubung ke jaringan untuk dapat mengakses dan menggunakan aplikasi.

  • Sistem Keamanan: Jaringan internal instansi harus dilengkapi dengan sistem keamanan yang memadai untuk menjamin perlindungan dari virus, peretasan, dan penyalahgunaan sistem.

2. Suprastruktur (Sistem, Aturan, dan Manusianya)

Inilah fondasi non-fisik yang justru sering menjadi kunci keberhasilan. Tanpa suprastruktur yang matang, infrastruktur secanggih apa pun tidak akan berguna. Suprastruktur ini meliputi:

  • Kelembagaan: Instansi harus memiliki organisasi kearsipan yang jelas, terdiri dari Unit Pengolah (yang mengelola arsip aktif) dan Unit Kearsipan (yang mengelola arsip inaktif dan bertanggung jawab atas penyelenggaraan kearsipan).

  • Ketatalaksanaan (Proses Bisnis): Proses bisnis pengelolaan arsip dinamis di instansi harus sudah sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 dan PP No. 28 Tahun 2012.

  • Pelaksana (Sumber Daya Manusia): Semua level pegawai, mulai dari Pejabat Pimpinan Tinggi hingga Pejabat Pelaksana dan Fungsional (termasuk Arsiparis), harus siap untuk terlibat dalam penggunaan SRIKANDI.

  • Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK): Ini adalah syarat mutlak. Sebelum mendapatkan akun implementasi SRIKANDI, sebuah instansi wajib telah memiliki dan menetapkan 4 NSPK utama di bidang kearsipan, yaitu:

    1. Tata Naskah Dinas;

    2. Klasifikasi Arsip;

    3. Jadwal Retensi Arsip (JRA);

    4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.

Tahapan Penerapan: Perjalanan Berdampingan dengan ANRI

Setelah sumber daya siap, instansi akan memasuki tahapan penerapan dengan dukungan penuh dari ANRI. Tahapan ini meliputi:

  • Persiapan: ANRI melakukan instalasi dan konfigurasi awal. Instansi kemudian melakukan sosialisasi internal dan dapat mengakses laman pelatihan mandiri yang telah disediakan.

  • Bimbingan Konsultasi: ANRI memberikan bantuan konsultasi dan fasilitasi agar penerapan SRIKANDI berjalan lancar di instansi.

  • Monitoring dan Evaluasi: ANRI akan terus memantau dan mengevaluasi pemanfaatan SRIKANDI untuk mengukur keberhasilan dan merencanakan pengembangan di masa depan.

Penutup: Persiapan Matang adalah Setengah dari Keberhasilan

Penerapan SRIKANDI adalah sebuah maraton, bukan lari cepat. Roadmap yang digariskan dalam Peraturan ANRI ini menunjukkan bahwa persiapan yang matang di sisi infrastruktur, dan terutama di sisi suprastruktur—aturan main dan kesiapan manusianya—adalah separuh dari jalan menuju keberhasilan. Dengan mengikuti peta jalan ini, instansi tidak hanya akan berhasil mengadopsi sebuah aplikasi, tetapi juga berhasil membangun budaya kerja digital yang akuntabel dan efisien.

Posting Komentar