Memahami Tiga Pilar Penyusutan Arsip: Pemindahan, Pemusnahan, dan Penyerahan

Table of Contents

 

Dalam tata kelola organisasi modern, baik di lingkungan pemerintahan maupun swasta, arsip memegang peranan vital sebagai rekaman kegiatan dan memori kolektif. Namun, seiring berjalannya waktu, volume arsip akan terus bertambah dan menumpuk. Tanpa pengelolaan yang tepat, arsip yang terus menumpuk dapat menyebabkan inefisiensi, peningkatan biaya penyimpanan, dan kesulitan dalam penemuan kembali informasi. Untuk mengatasi tantangan ini, dikenal sebuah proses krusial yang disebut penyusutan arsip.

Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 37 Tahun 2016, penyusutan arsip didefinisikan sebagai kegiatan pengurangan jumlah arsip. Proses ini bukan dilakukan secara sembarangan, melainkan melalui tiga kegiatan utama yang menjadi pilar penyusutan: pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Seluruh kegiatan ini harus dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang berfungsi sebagai pedoman utama.

Pilar Pertama: Pemindahan Arsip Inaktif

Pemindahan arsip inaktif adalah tahap awal dalam siklus penyusutan, yang dilakukan dengan memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan. Arsip inaktif sendiri merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Tujuan dari pemindahan ini adalah untuk mengefisiensikan pengelolaan arsip di unit kerja yang menciptakannya, sekaligus memastikan arsip tersebut dikelola secara terpusat oleh unit yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.

Proses pemindahan ini melibatkan beberapa kegiatan sistematis:

1. Penyeleksian Arsip Inaktif : Arsip diseleksi berdasarkan JRA dengan memeriksa kolom retensi aktif. Jika masa retensi aktif sebuah arsip telah habis atau terlampaui, maka arsip tersebut dapat dikategorikan sebagai inaktif.

2. Penataan Arsip Inaktif : Penataan dilakukan berdasarkan dua asas utama, yaitu asas "asal usul" (menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip) dan asas "aturan asli" (menjaga arsip ditata sesuai pengaturan aslinya).

3. Pembuatan Daftar Arsip Inaktif : Dibuat sebuah daftar rinci yang ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan unit kearsipan. Daftar ini sekurang-kurangnya memuat informasi seperti unit pengolah, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, dan jumlah.

Proses ini diakhiri dengan pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip yang memiliki kekuatan hukum.

Pilar Kedua: Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghilangkan fisik dan informasi arsip secara total sehingga tidak dapat dikenali lagi. Kegiatan ini merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip dan dilakukan dengan sangat hati-hati. Sebuah arsip dapat dimusnahkan hanya jika memenuhi beberapa syarat kumulatif:

• Tidak lagi memiliki nilai guna.

• Telah habis masa retensinya dan dalam JRA diberi keterangan untuk dimusnahkan.

• Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang pemusnahannya.

• Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara yang sedang berlangsung.

Prosedur pemusnahan melibatkan serangkaian langkah formal untuk menjamin akuntabilitas , di antaranya adalah pembentukan panitia penilai arsip , penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul musnah , penilaian oleh panitia , permintaan persetujuan kepada pimpinan atau instansi yang berwenang (seperti Kepala ANRI untuk arsip dengan retensi di atas 10 tahun), dan penetapan arsip yang akan dimusnahkan. Pelaksanaan pemusnahan wajib disaksikan oleh minimal dua pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan serta didokumentasikan dalam Berita Acara Pemusnahan Arsip.

Pilar Ketiga: Penyerahan Arsip Statis

Pilar terakhir adalah penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan yang berwenang, seperti ANRI. Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan dalam JRA. Penyerahan ini bertujuan untuk pelestarian arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan warisan budaya bangsa.

Prosedur penyerahan arsip statis meliputi:

1. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah : Arsiparis di unit kearsipan menyeleksi arsip yang keterangannya "permanen" di JRA dan menyusun daftarnya.

2. Penilaian oleh Panitia Penilai Arsip : Panitia melakukan verifikasi terhadap fisik arsip yang diusulkan untuk diserahkan.

3. Pemberitahuan dan Verifikasi : Pimpinan pencipta arsip memberitahukan rencana penyerahan kepada kepala lembaga kearsipan, yang kemudian akan melakukan verifikasi dan memberikan persetujuan.

4. Pelaksanaan Serah Terima : Proses ini diresmikan melalui penandatanganan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis antara pimpinan pencipta arsip dan kepala lembaga kearsipan.

Kesimpulan

Ketiga pilar penyusutan arsip—pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan—merupakan sebuah sistem yang terintegrasi untuk mengelola siklus hidup arsip secara efisien, akuntabel, dan sah secara hukum. Dengan mematuhi pedoman dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016, sebuah organisasi tidak hanya dapat menghemat ruang dan biaya, tetapi juga memastikan bahwa arsip yang tidak bernilai guna dimusnahkan secara aman, sementara arsip yang memiliki nilai sejarah abadi dapat dilestarikan untuk kepentingan generasi mendatang.