Pedoman Lengkap Penyusutan Arsip Berdasarkan Peraturan ANRI No. 37 Tahun 2016

Table of Contents

Setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta, menghasilkan arsip dalam jumlah besar sebagai bagian dari operasional sehari-hari. Seiring waktu, volume arsip yang terus bertambah akan menjadi tantangan dalam hal efisiensi ruang penyimpanan, biaya pengelolaan, dan kecepatan akses informasi. Untuk mengatasi hal ini, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menerbitkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip. Peraturan ini berfungsi sebagai acuan standar bagi para pencipta arsip dalam melaksanakan kegiatan pengurangan arsip secara sistematis, legal, dan akuntabel.

Penyusutan arsip, menurut peraturan ini, adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip melalui tiga cara: pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip statis. Fondasi utama dari seluruh proses ini adalah Jadwal Retensi Arsip (JRA), yaitu sebuah daftar yang memuat jangka waktu penyimpanan, jenis arsip, dan rekomendasi tindakan akhir (dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan).

Tahap 1: Pemindahan Arsip Inaktif

Langkah pertama dalam penyusutan adalah memindahkan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun (arsip inaktif) dari unit pengolah (unit kerja yang menciptakan arsip) ke unit kearsipan (unit kerja yang bertanggung jawab atas pengelolaan kearsipan). Tujuannya adalah untuk sentralisasi pengelolaan dan efisiensi di unit kerja.

Prosedur pemindahan arsip inaktif meliputi:

1. Penyeleksian: Proses ini dilakukan dengan mengacu pada kolom retensi aktif dalam JRA. Jika jangka waktu simpan aktif sebuah arsip telah terlampaui, maka arsip tersebut siap dipindahkan.

2. Penataan: Arsip yang akan dipindahkan harus ditata berdasarkan dua asas fundamental: asas "asal usul" (menjaga arsip tetap dalam satu kesatuan pencipta) dan asas "aturan asli" (menjaga arsip sesuai penataan orisinalnya). Arsip kemudian dimasukkan ke dalam boks dan diberi label yang jelas.

3. Pembuatan Daftar dan Berita Acara: Sebuah daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan wajib dibuat dan ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan unit kearsipan. Seluruh proses ini diresmikan dengan "Berita Acara Pemindahan Arsip" sebagai bukti serah terima yang sah.

Tahap 2: Pemusnahan Arsip

Pemusnahan adalah kegiatan memusnahkan fisik dan informasi arsip secara total. Proses ini berada di bawah tanggung jawab pimpinan pencipta arsip dan tidak dapat dilakukan sembarangan. Sebuah arsip hanya dapat dimusnahkan apabila telah habis masa retensinya, tidak memiliki nilai guna, tidak dilarang oleh peraturan perundang-undangan, dan tidak terkait dengan penyelesaian suatu perkara hukum.

Prosedur pemusnahan arsip sangat ketat dan mencakup langkah-langkah berikut:

1. Pembentukan Panitia Penilai Arsip: Pimpinan pencipta arsip membentuk sebuah panitia yang bertugas menilai arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan. Panitia ini setidaknya terdiri dari pimpinan unit kearsipan, pimpinan unit pengolah, dan arsiparis.

2. Penyeleksian dan Penilaian: Panitia melakukan penyeleksian arsip berdasarkan JRA dan melakukan verifikasi langsung terhadap fisik arsipnya.

3. Permohonan Persetujuan: Untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun atau lebih, pemusnahannya harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI. Untuk retensi di bawah 10 tahun, persetujuan diberikan oleh pimpinan instansi terkait (gubernur, bupati/walikota, atau rektor).

4. Pelaksanaan Pemusnahan: Setelah mendapat persetujuan, pimpinan menetapkan pelaksanaan pemusnahan. Proses ini harus disaksikan oleh minimal dua pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dan diakhiri dengan penandatanganan "Berita Acara Pemusnahan Arsip".

Tahap 3: Penyerahan Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berdasarkan JRA dinyatakan "permanen". Arsip ini tidak boleh dimusnahkan, melainkan wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan (seperti ANRI atau Lembaga Kearsipan Daerah) untuk dilestarikan sebagai memori kolektif bangsa.

Prosedur penyerahannya adalah sebagai berikut:

1. Penyeleksian dan Pembuatan Daftar: Arsiparis di unit kearsipan melakukan penyeleksian arsip statis dan membuat "Daftar Arsip Usul Serah".

2. Penilaian dan Pemberitahuan: Panitia penilai arsip melakukan verifikasi, kemudian pimpinan pencipta arsip memberitahukan rencana penyerahan kepada kepala lembaga kearsipan yang berwenang.

3. Verifikasi dan Persetujuan: Lembaga kearsipan akan melakukan verifikasi terhadap daftar dan fisik arsip sebelum memberikan persetujuan tertulis.

4. Serah Terima Resmi: Pelaksanaan serah terima dilakukan oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan, disertai dengan penandatanganan "Berita Acara Serah Terima Arsip Statis".

Penutup

Peraturan ANRI Nomor 37 Tahun 2016 menyediakan kerangka kerja yang jelas dan komprehensif untuk penyusutan arsip. Dengan mengikuti pedoman ini, setiap pencipta arsip dapat mengelola arsipnya secara efektif, memastikan kepatuhan terhadap hukum, serta turut serta dalam penyelamatan arsip bernilai sejarah untuk kepentingan generasi yang akan datang.