Penyusutan Arsip: Panduan untuk Pencipta Arsip sesuai Ketentuan yang Berlaku

Table of Contents

Bagi setiap pencipta arsip—baik itu lembaga negara, pemerintahan daerah, perusahaan, maupun organisasi kemasyarakatan—pengelolaan arsip yang efektif adalah kunci efisiensi dan kepatuhan hukum. Seiring berjalannya operasional, jumlah arsip yang tercipta akan terus bertambah. Jika tidak dikelola dengan baik, penumpukan arsip dapat menghambat produktivitas, meningkatkan biaya penyimpanan, dan mempersulit penemuan kembali informasi penting. Untuk menjawab tantangan ini, pemerintah melalui Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) telah menetapkan pedoman resmi dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.

Dokumen ini berfungsi sebagai panduan wajib bagi semua pencipta arsip dalam melaksanakan kegiatan penyusutan secara terstruktur, legal, dan akuntabel.

Memahami Konsep dan Dasar Hukum Penyusutan

Sebelum melangkah ke teknis pelaksanaan, penting bagi pencipta arsip untuk memahami definisi dan landasan hukum penyusutan. Penyusutan arsip bukanlah sekadar kegiatan membuang atau menghancurkan dokumen. Menurut peraturan, penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip yang dilakukan melalui tiga aktivitas utama:

1. Pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

2. Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna.

3. Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Seluruh kegiatan ini tidak boleh dilakukan berdasarkan asumsi, melainkan harus berlandaskan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA). JRA adalah daftar yang memuat informasi krusial seperti jenis arsip, jangka waktu penyimpanan (retensi), dan keterangan mengenai nasib akhir arsip tersebut (apakah akan dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan). JRA adalah kompas yang memberikan kepastian hukum dalam setiap langkah penyusutan.

Panduan Praktis Pelaksanaan Penyusutan Arsip

Berikut adalah panduan langkah demi langkah yang harus diikuti oleh pencipta arsip dalam melaksanakan penyusutan sesuai Peraturan ANRI No. 37 Tahun 2016.

Langkah 1: Pemindahan Arsip Inaktif Ini adalah tahap awal untuk mengurangi volume arsip di unit kerja (unit pengolah). Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

• Prosedur:

  • Penyeleksian: Lakukan pemeriksaan pada JRA. Jika masa retensi aktif sebuah arsip telah berakhir, maka arsip tersebut dapat dikategorikan sebagai inaktif dan siap dipindahkan.

  • Penataan: Tata arsip yang akan dipindahkan berdasarkan asas "asal usul" (tidak mencampur arsip dari pencipta yang berbeda) dan asas "aturan asli" (menjaga tatanan arsip seperti saat masih aktif digunakan).

  • Dokumentasi: Buat "Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan" secara rinci. Proses pemindahan harus diresmikan dengan "Berita Acara Pemindahan Arsip" yang ditandatangani oleh pihak yang memindahkan (unit pengolah) dan yang menerima (unit kearsipan).

Langkah 2: Pemusnahan Arsip Ini adalah kegiatan yang sangat krusial dan memiliki konsekuensi hukum. Tanggung jawab pemusnahan berada pada pimpinan pencipta arsip.

• Syarat Arsip yang Boleh Dimusnahkan:

  • Tidak memiliki nilai guna.

  • Telah habis masa retensinya dan dalam JRA berketerangan untuk dimusnahkan.

  • Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang pemusnahannya.

  • Tidak sedang berkaitan dengan proses penyelesaian suatu perkara.

• Prosedur:

  • Bentuk Panitia Penilai Arsip: Bentuk panitia yang bertugas menilai kelayakan arsip untuk dimusnahkan.

  • Buat Daftar dan Minta Persetujuan: Buat "Daftar Arsip Usul Musnah". Untuk arsip dengan retensi 10 tahun atau lebih, pemusnahan wajib mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

  • Laksanakan Pemusnahan: Pelaksanaan pemusnahan harus dilakukan secara total hingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Proses ini wajib disaksikan oleh minimal dua pejabat dari unit kerja bidang hukum dan/atau pengawasan.

  • Buat Berita Acara: Seluruh proses harus didokumentasikan dalam "Berita Acara Pemusnahan Arsip" yang dilampiri daftar arsip yang dimusnahkan.

Langkah 3: Penyerahan Arsip Statis Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan "dipermanenkan" dalam JRA disebut arsip statis. Arsip ini tidak boleh dimusnahkan, melainkan harus diserahkan kepada lembaga kearsipan untuk pelestarian.

• Prosedur:

  • Seleksi dan Buat Daftar: Lakukan penyeleksian arsip statis berdasarkan JRA dan buat "Daftar Arsip Usul Serah".

  • Penilaian dan Pemberitahuan: Panitia penilai akan memverifikasi arsip tersebut. Selanjutnya, pimpinan pencipta arsip memberitahukan rencana penyerahan kepada kepala lembaga kearsipan yang berwenang.

  • Verifikasi dan Pelaksanaan: Lembaga kearsipan akan melakukan verifikasi dan memberikan persetujuan. Pelaksanaan serah terima dilakukan secara resmi dengan disertai "Berita Acara Serah Terima Arsip Statis".

Kesimpulan Bagi setiap pencipta arsip, penyusutan arsip bukanlah pilihan, melainkan sebuah kewajiban yang diatur oleh negara. Dengan mengikuti panduan lengkap dari Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016, proses penyusutan dapat berjalan dengan lancar, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan pedoman ini tidak hanya akan mewujudkan efisiensi dalam pengelolaan informasi, tetapi juga memastikan kepatuhan hukum dan partisipasi dalam menyelamatkan warisan dokumenter bangsa.