Praktik Terbaik Penataan Arsip Inaktif Berdasarkan Asas Asal Usul dan Aturan Asli

Table of Contents

 Dalam siklus hidup kearsipan, tahap penataan arsip inaktif merupakan momen krusial yang menentukan integritas dan nilai guna informasi di masa depan. Setelah arsip diseleksi dan dinyatakan inaktif, proses penataannya sebelum dipindahkan ke unit kearsipan tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Penataan arsip bukan sekadar merapikan tumpukan kertas ke dalam boks, melainkan sebuah praktik profesional yang berlandaskan pada prinsip-prinsip kearsipan universal.

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 37 Tahun 2016 secara eksplisit mengamanatkan bahwa penataan arsip inaktif wajib dilakukan berdasarkan dua asas fundamental: Asas Asal Usul (

Principle of Provenance) dan Asas Aturan Asli (Principle of Original Order). Kedua asas ini menjadi fondasi praktik terbaik yang memastikan bahwa arsip tidak hanya aman secara fisik, tetapi juga utuh secara konteks dan informasi.

Memahami dan Menerapkan Asas Asal Usul (Provenance)

Asas Asal Usul adalah prinsip yang mengharuskan arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain. Tujuannya adalah agar arsip dapat selalu melekat pada konteks penciptaannya.

Mengapa Asas Ini Fundamental? Nilai sebuah arsip tidak hanya terletak pada isi informasinya, tetapi juga pada konteksnya: siapa yang menciptakannya, kapan, mengapa, dan dalam fungsi apa arsip tersebut dibuat. Mencampur arsip dari berbagai unit kerja atau instansi yang berbeda, meskipun subjeknya serupa, akan merusak dan menghilangkan konteks vital ini. Tanpa konteks, sebuah dokumen bisa kehilangan makna dan nilai pembuktiannya. Asas Asal Usul mencegah terjadinya "anarki informasi" dan memastikan bahwa jejak rekam kegiatan setiap pencipta arsip tetap utuh dan dapat direkonstruksi.

Praktik Terbaik Penerapannya:

• Pemisahan yang Jelas: Selama proses penataan, pastikan ada pemisahan fisik dan intelektual yang tegas antara arsip dari satu unit pengolah dengan unit pengolah lainnya.

• Identifikasi Pencipta: Pada setiap sarana penyimpanan (folder, boks), cantumkan dengan jelas identitas pencipta arsip, khususnya nama Unit Pengolah. Hal ini secara langsung menerapkan prinsip menjaga asal-usul.

• Konsistensi Pencatatan: Dalam "Daftar Arsip Inaktif", kolom "Unit Pengolah" harus diisi secara akurat dan konsisten untuk setiap item arsip yang didaftarkan.

Memahami dan Menerapkan Asas Aturan Asli (Original Order)

Asas Aturan Asli adalah prinsip yang mengharuskan arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya, atau sesuai dengan sistem pemberkasan yang digunakan ketika arsip tersebut masih aktif dalam kegiatan pencipta arsip.

Mengapa Asas Ini Penting? Sistem pemberkasan asli (misalnya, berdasarkan urutan kronologis, nomor surat, atau kode proyek) bukanlah sesuatu yang acak. Ia mencerminkan alur kerja, logika, dan proses bisnis dari unit yang menciptakannya. Mengubah atau mengacak tatanan ini sama saja dengan merusak bukti tentang bagaimana sebuah kegiatan dilaksanakan. Hubungan antar dokumen—seperti surat dan balasannya, atau laporan utama dengan lampirannya—tercermin dari posisi mereka dalam sistem berkas asli. Mempertahankan aturan asli berarti mempertahankan nilai pembuktian arsip secara maksimal.

Praktik Terbaik Penerapannya:

• Dilarang Mengatur Ulang: Hindari godaan untuk menata ulang arsip berdasarkan sistem klasifikasi baru atau berdasarkan preferensi pribadi. Tugas utama dalam tahap ini adalah melestarikan tatanan yang sudah ada.

• Mencerminkan dalam Daftar: Urutan arsip dalam "Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan" harus sama persis dengan urutan fisik arsip di dalam boks. Daftar ini berfungsi sebagai "peta" atau panduan untuk menavigasi tatanan asli arsip tersebut.

• Penataan Fisik Berurutan: Saat memasukkan folder atau berkas ke dalam boks arsip, lakukan secara berurutan sesuai dengan nomor urut yang telah ditetapkan dalam daftar.

Kesimpulan

Asas Asal Usul dan Asas Aturan Asli bukan sekadar teori kearsipan yang kaku, melainkan pedoman praktis yang sangat vital. Keduanya merupakan standar emas dalam penataan arsip inaktif. Dengan menerapkan kedua asas ini secara disiplin—sebagaimana diamanatkan oleh Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016—setiap pencipta arsip dapat memastikan bahwa arsip yang mereka kelola tidak hanya tersimpan rapi, tetapi juga terjaga otentisitas, reliabilitas, dan integritasnya. Praktik ini menjamin bahwa nilai guna arsip, baik untuk kepentingan administrasi, hukum, maupun kesejarahan, akan tetap lestari sepanjang waktu.