Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan

Table of Contents

 

Dalam siklus pengelolaan arsip di sebuah organisasi, pemindahan arsip inaktif merupakan salah satu tahapan paling fundamental dalam kegiatan penyusutan arsip. Proses ini bukan sekadar memindahkan tumpukan dokumen dari satu ruangan ke ruangan lain, melainkan sebuah prosedur formal yang bertujuan untuk mengefisiensikan ruang kerja di unit pengolah, sekaligus memastikan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun tetap terkelola dengan baik secara terpusat di unit kearsipan.

Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif diatur secara rinci dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 37 Tahun 2016. Pedoman ini memastikan bahwa setiap tahap pemindahan dilakukan secara sistematis, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan. Berikut adalah panduan lengkap prosedurnya.

Dasar Hukum dan Konsep Kunci

Sebelum memulai proses pemindahan, penting untuk memahami beberapa konsep dasar.

Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Sementara itu,

Unit Pengolah adalah satuan kerja yang menciptakan dan mengolah arsip dalam kegiatan sehari-harinya , dan

Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di lingkup pencipta arsip.

Seluruh proses pemindahan ini wajib dilakukan berdasarkan

Jadwal Retensi Arsip (JRA). JRA menjadi instrumen utama untuk menentukan kapan sebuah arsip telah melewati masa retensi aktifnya dan memasuki periode inaktif, sehingga siap untuk dipindahkan.

Tahapan Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif

Sesuai Peraturan Kepala ANRI No. 37 Tahun 2016, prosedur pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui tiga kegiatan utama yang saling berurutan.

1. Penyeleksian Arsip Inaktif

Ini adalah langkah awal di mana staf di unit pengolah mengidentifikasi arsip mana yang sudah layak untuk dipindahkan.

• Metode Seleksi: Penyeleksian dilakukan dengan memeriksa secara langsung JRA, khususnya pada kolom retensi aktif.

• Kriteria: Jika jangka waktu yang tertera pada kolom retensi aktif telah habis atau terlampaui, maka arsip tersebut secara resmi telah memasuki masa inaktif. Indikator lain yang dapat digunakan adalah apabila frekuensi penggunaan arsip tersebut kurang dari 5 (lima) kali dalam setahun.

2. Penataan Arsip Inaktif

Setelah arsip berhasil diseleksi, arsip-arsip tersebut tidak bisa langsung dipindahkan begitu saja. Perlu dilakukan penataan yang cermat untuk menjaga konteks dan keteraturannya.

• Prinsip Penataan: Penataan wajib berpegang pada dua asas fundamental dalam kearsipan:

  • Asas "Asal Usul": Asas ini menjaga agar arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance) dan tidak dicampur dengan arsip dari pencipta lain.

  • Asas "Aturan Asli": Asas ini menjaga agar arsip tetap ditata sesuai dengan sistem penataan aslinya (original order) ketika masih aktif digunakan oleh unit pengolah.

• Proses Fisik: Penataan fisik dilakukan dengan kegiatan sebagai berikut:

  • Menata berkas atau folder arsip inaktif secara berurutan sesuai dengan nomor urut yang akan dicantumkan dalam daftar pemindahan.

  • Memasukkan berkas atau folder tersebut ke dalam boks arsip.

  • Memberi label pada setiap boks yang memuat informasi penting seperti: nomor boks, nama Unit Pengolah, nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip.

    Tanggung jawab atas penataan ini berada pada Kepala Unit Pengolah.

3. Pembuatan Daftar dan Berita Acara

Tahap terakhir adalah formalisasi dan dokumentasi proses pemindahan untuk memastikan adanya bukti serah terima yang sah.

• Daftar Arsip Inaktif: Unit pengolah wajib menyusun "Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan". Daftar ini sekurang-kurangnya harus memuat: nama unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah, dan keterangan. Daftar ini harus ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah sebagai pihak yang memindahkan dan pimpinan Unit Kearsipan sebagai pihak penerima.

• Berita Acara Pemindahan Arsip: Puncak dari proses pemindahan adalah penandatanganan Berita Acara. Dokumen ini memuat waktu pelaksanaan, tempat, jenis dan jumlah arsip yang dipindahkan, serta ditandatangani oleh kedua belah pihak. Berita acara ini dibuat dalam rangkap dua, di mana setiap pihak menerima satu rangkap yang memiliki kekuatan hukum yang sama.

Kesimpulan

Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan adalah sebuah proses yang terstruktur dan bukan sekadar kegiatan logistik. Dengan mengikuti setiap tahapan—mulai dari penyeleksian berbasis JRA, penataan yang berprinsip, hingga dokumentasi melalui daftar dan berita acara—pencipta arsip dapat memastikan bahwa pengurangan volume arsip di unit kerja dilakukan secara tertib, akuntabel, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kepatuhan terhadap prosedur ini tidak hanya mendukung efisiensi, tetapi juga menjaga integritas dan keamanan informasi yang terkandung dalam arsip.