Tahapan Kunci Pemindahan Arsip: Penyeleksian, Penataan, dan Pembuatan Daftar

Table of Contents

Pemindahan arsip inaktif merupakan gerbang awal dari seluruh rangkaian kegiatan penyusutan arsip dalam sebuah organisasi. Proses ini bukan sekadar aktivitas logistik memindahkan dokumen, melainkan sebuah prosedur kearsipan yang terstruktur dan krusial untuk efisiensi serta akuntabilitas. Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 37 Tahun 2016, proses pemindahan arsip ini harus dilaksanakan melalui serangkaian tahapan yang jelas dan sistematis.

Dari keseluruhan prosedur, terdapat tiga tahapan kunci yang menjadi pilar utama pelaksanaannya: penyeleksian arsip, penataan arsip, dan pembuatan daftar. Ketiga tahapan ini merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan untuk memastikan proses pemindahan berjalan sesuai kaidah kearsipan yang berlaku.

Tahap 1: Penyeleksian – Titik Awal Identifikasi Arsip Inaktif

Tahap penyeleksian adalah langkah pertama yang menentukan arsip mana saja yang sudah layak untuk dipindahkan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. Tanpa seleksi yang cermat, ada risiko arsip yang masih aktif digunakan ikut dipindahkan, sehingga dapat mengganggu operasional kerja.

Dasar utama dari kegiatan penyeleksian ini adalah Jadwal Retensi Arsip (JRA). Prosedur penyeleksian dilakukan dengan cara memeriksa kolom retensi aktif pada JRA. Sebuah arsip dapat dikategorikan telah memasuki masa inaktif apabila retensi aktifnya telah habis atau terlampaui. Selain itu, peraturan ini juga memberikan indikator lain, yaitu ketika frekuensi penggunaan sebuah arsip telah menurun secara signifikan, yang ditandai dengan penggunaan kurang dari 5 (lima) kali dalam satu tahun. Hasil dari tahap ini adalah terkumpulnya arsip-arsip yang secara sah dan objektif telah siap untuk diproses ke tahap selanjutnya.

Tahap 2: Penataan – Menjaga Integritas dan Konteks Arsip

Setelah arsip inaktif berhasil diidentifikasi dan dikumpulkan, langkah selanjutnya adalah penataan. Tahap ini sangat penting untuk menjaga integritas informasi dan konteks penciptaan arsip. Penataan yang asal-asalan dapat menyebabkan arsip kehilangan nilainya karena sulit untuk ditemukan kembali atau dipahami hubungannya dengan arsip lain.

Peraturan ANRI menegaskan bahwa penataan arsip inaktif wajib dilakukan berdasarkan dua asas fundamental:

1. Asas "Asal Usul": Asas ini mengharuskan arsip tetap dikelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak boleh dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta lain. Tujuannya adalah agar arsip tetap melekat pada konteks penciptaannya.

2. Asas "Aturan Asli": Asas ini menjaga agar arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan sistem pemberkasan yang digunakan ketika arsip tersebut masih aktif.

Secara praktis, penataan ini meliputi kegiatan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip. Rincian kegiatannya mencakup menata folder atau berkas secara berurutan, memasukkannya ke dalam boks arsip, dan memberi label pada boks tersebut. Label pada boks sekurang-kurangnya berisi keterangan nomor boks, nama Unit Pengolah, nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip. Seluruh kegiatan penataan ini menjadi tanggung jawab Kepala Unit Pengolah.

Tahap 3: Pembuatan Daftar – Formalisasi dan Bukti Serah Terima

Tahap terakhir yang menjadi kunci dari proses pemindahan adalah pembuatan daftar. Dokumentasi ini berfungsi sebagai alat kontrol, bukti serah terima yang sah, dan sarana temu kembali arsip di kemudian hari. Tanpa daftar yang lengkap dan akurat, proses pemindahan dianggap tidak tuntas dan tidak akuntabel.

Pencipta arsip wajib menyusun "Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan" yang ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah selaku pihak yang memindahkan dan Unit Kearsipan selaku penerima. Daftar ini memiliki format standar dan sekurang-kurangnya memuat informasi berikut:

• Unit Pengolah

• Nomor dan kode klasifikasi arsip

• Uraian informasi arsip

• Kurun waktu penciptaan

• Jumlah arsip

• Keterangan (misalnya, tingkat perkembangan atau kondisi fisik)

Sebagai puncak dari formalisasi, seluruh proses pemindahan harus didokumentasikan dalam sebuah "Berita Acara Pemindahan Arsip". Berita acara ini memuat waktu, tempat, dan jumlah arsip yang dipindahkan, serta ditandatangani oleh kedua belah pihak sebagai bukti legal telah dilaksanakannya serah terima.

Kesimpulan

Penyeleksian, penataan, dan pembuatan daftar merupakan tiga serangkai tahapan yang tidak dapat dipisahkan dalam prosedur pemindahan arsip inaktif. Setiap tahap memiliki fungsi spesifik—mulai dari identifikasi yang objektif, penataan fisik yang menjaga integritas, hingga dokumentasi yang memastikan akuntabilitas. Dengan melaksanakan ketiga tahapan kunci ini sesuai pedoman Peraturan ANRI Nomor 37 Tahun 2016, pencipta arsip dapat memastikan bahwa proses pemindahan arsip berjalan secara tertib, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.