Akuisisi Arsip: Perburuan Harta Karun Sejarah Bangsa (Lengkap dengan Hadiahnya!)

 


Bagaimana sebuah museum bisa memiliki koleksi artefak yang tak ternilai? Atau bagaimana perpustakaan nasional mengumpulkan naskah-naskah kuno yang langka? Ada proses "perburuan" dan pengumpulan yang sistematis di baliknya. Di dunia kearsipan, proses ini punya nama keren: Akuisisi Arsip Statis.

Akuisisi adalah gerbang utama di mana arsip-arsip bernilai sejarah tinggi "direkrut" untuk menjadi bagian dari memori kolektif bangsa. Ini bukan sekadar proses menerima tumpukan dokumen, melainkan sebuah misi aktif untuk mencari, menilai, dan menyelamatkan DNA sejarah. Proses perburuan harta karun ini diatur secara resmi dalam UU No. 43 Tahun 2009 dan diperjelas dalam PP No. 28 Tahun 2012.

Misi Mulia di Balik Akuisisi Arsip

Secara definisi, akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khazanah arsip pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui penyerahan arsip beserta hak pengelolaannya dari pencipta arsip. Artinya, begitu diakuisisi, sebuah arsip bersejarah resmi menjadi milik negara dan dikelola secara profesional untuk kepentingan publik.

Tujuan utamanya adalah menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Ini adalah langkah pertama dan paling fundamental dalam pengelolaan arsip statis.

Cara 'Merekrut' Arsip: Lebih dari Sekadar Menunggu

Lembaga kearsipan (seperti ANRI dan Arsip Daerah) tidak hanya duduk manis menunggu arsip datang. Proses akuisisi bisa dilakukan dengan berbagai cara yang dinamis dan proaktif:

  • Penyerahan: Ini adalah metode paling umum, di mana pencipta arsip (lembaga negara, pemerintah daerah, BUMN, hingga perusahaan swasta) secara sukarela menyerahkan arsip statisnya.

  • Penarikan: Lembaga kearsipan secara aktif "menjemput" atau menarik arsip yang dinilai penting.

  • Pembelian: Ya, Anda tidak salah baca. Negara, melalui lembaga kearsipan, bisa membeli arsip bersejarah dari masyarakat atau pihak lain yang memilikinya.

  • Tukar Menukar: Pertukaran arsip juga bisa menjadi salah satu cara untuk melengkapi koleksi.

  • Wawancara Sejarah Lisan: Untuk melengkapi rekaman peristiwa yang dokumentasi tulisnya minim, lembaga kearsipan dapat melakukan wawancara dengan para pelaku atau saksi sejarah. Rekaman wawancara ini pun menjadi bagian dari khazanah arsip.

Prosedur Resmi: Ada 'Quality Control'-nya!

Akuisisi bukanlah proses asal terima. Ada prosedur dan "quality control" yang ketat untuk memastikan hanya arsip berkualitas yang masuk menjadi koleksi nasional.

Prosesnya meliputi monitoring, verifikasi daftar arsip, hingga serah terima resmi yang dituangkan dalam berita acara. Yang terpenting, arsip yang diserahkan harus memenuhi syarat:

autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. Jika sebuah arsip dinilai tidak memenuhi kriteria ini, lembaga kearsipan berhak untuk menolaknya. Ini menunjukkan betapa profesional dan seriusnya proses ini.

DPA & Hadiah: Ayo Ikut Berburu Harta Karun Negara!

Inilah bagian paling menarik bagi kita sebagai masyarakat. Untuk menemukan arsip-arsip penting yang mungkin masih tersebar, lembaga kearsipan membuat dan mengumumkan

Daftar Pencarian Arsip (DPA). DPA ini ibarat daftar "buronan" atau "most wanted list" untuk dokumen-dokumen paling bersejarah di negeri ini.

Negara sangat menghargai peran serta masyarakat dalam misi penyelamatan ini. PP No. 28 Tahun 2012 bahkan menyediakan mekanisme insentif:

  1. Penghargaan: Diberikan kepada masyarakat yang melaporkan keberadaan atau menyerahkan arsip statis yang masuk dalam DPA.

  2. Imbalan: Diberikan kepada masyarakat yang menyerahkan arsip statis berharga yang mereka miliki. Bentuk dan nilainya bahkan dapat ditentukan berdasarkan perundingan.

Ini adalah kesempatan bagi siapa saja untuk menjadi pahlawan sejarah dan mendapatkan apresiasi resmi dari negara!

Penutup: Setiap Dokumen Berharga, Setiap Kontribusi Bernilai

Akuisisi arsip adalah sebuah upaya kolosal yang melibatkan profesionalisme lembaga kearsipan dan partisipasi aktif masyarakat. Ini adalah sebuah perburuan tanpa henti untuk menyusun kepingan-kepingan puzzle sejarah bangsa. Setiap dokumen yang berhasil diakuisisi adalah kemenangan dalam melawan lupa dan menjaga keutuhan memori kolektif kita. Jadi, jika Anda menemukan dokumen lawas yang tampak penting, jangan abaikan. Siapa tahu, itu adalah harta karun yang sedang dicari oleh negara.