Guide Arsip Statis: 'Peta Dunia' Koleksi Sejarah Bangsa, dari Ringkasan Umum hingga Tema Khusus

Bayangkan Anda ingin menjelajahi sebuah benua yang luas dan belum pernah Anda kunjungi. Apa yang pertama kali Anda butuhkan? Tentu saja sebuah peta dunia atau atlas. Peta itu akan memberi Anda gambaran besar: di mana letak benua itu, apa saja negara-negara di dalamnya, dan bagaimana kontur wilayahnya. Tanpa peta itu, Anda akan tersesat bahkan sebelum memulai petualangan.

Di dunia kearsipan, khazanah arsip statis sebuah bangsa adalah "benua" yang sangat luas, berisi jutaan rekaman sejarah. Untuk menjelajahinya, para peneliti, mahasiswa, dan masyarakat umum memerlukan sebuah "peta dunia", dan peta itu bernama Guide Arsip Statis.

Sesuai namanya, guide atau panduan adalah sarana bantu penemuan kembali arsip yang paling umum dan menjadi titik awal bagi siapa saja yang ingin memulai penelusuran. Fungsinya adalah memberikan gambaran umum atau ringkasan informasi mengenai harta karun sejarah yang tersimpan di sebuah lembaga kearsipan. Pembuatannya merupakan bagian dari amanat UU No. 43 Tahun 2009 untuk menjamin kemudahan akses, dengan pedoman teknis yang diatur dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 27 Tahun 2011.

Dua Jenis 'Peta Dunia' untuk Penjelajah Sejarah

Menurut Peraturan Kepala ANRI, guide tidak hanya ada satu jenis. Ada dua "peta" berbeda yang bisa Anda gunakan, tergantung pada kebutuhan penjelajahan Anda.

1. Guide Khazanah (Peta Koleksi Lengkap)

Anggaplah Guide Khazanah sebagai "atlas" resmi dari sebuah lembaga kearsipan. Panduan ini memuat uraian informasi mengenai seluruh atau sebagian besar koleksi arsip statis yang dimiliki dan disimpan oleh lembaga tersebut. Jika Anda ingin tahu "Ada koleksi apa saja di ANRI?", maka Guide Khazanah adalah jawabannya.

Informasi yang akan Anda temukan di dalamnya antara lain:

• Pencipta Arsip: Siapa lembaga atau tokoh yang menciptakan arsip tersebut, lengkap dengan riwayat singkatnya.

• Periode Penciptaan: Dari tahun berapa hingga tahun berapa arsip tersebut dibuat.

• Volume Arsip: Seberapa banyak jumlah arsip dalam koleksi tersebut.

• Uraian Isi: Ringkasan umum tentang materi informasi apa saja yang terkandung di dalamnya.

• Contoh Arsip: Beberapa cuplikan contoh arsip menarik beserta nomor dan deskripsinya untuk memberi gambaran.

2. Guide Tematis (Peta Tur Wisata Sejarah)

Jika Guide Khazanah adalah atlas umum, maka Guide Tematis adalah "peta tur wisata" yang dirancang khusus untuk satu topik atau tema tertentu. Keistimewaannya adalah panduan ini merangkum informasi dari berbagai koleksi arsip yang berbeda, namun semuanya relevan dengan satu tema yang sama.

Misalnya, sebuah Guide Tematis dengan judul "Pasang Surut Kabinet Periode 1945-1950". Untuk menyusunnya, arsiparis akan menjelajahi koleksi arsip dari Kabinet Presiden, Sekretariat Negara, Komite Nasional Indonesia Pusat (KNIP), dan berbagai kementerian lain yang relevan pada periode itu. Hasilnya adalah sebuah panduan yang sangat fokus dan mendalam untuk peneliti yang tertarik pada topik spesifik tersebut.

Di Balik Layar: Membuat 'Peta' Tidak Sembarangan

Membuat sebuah Guide Arsip Statis bukanlah pekerjaan sederhana. Ini adalah sebuah proses intelektual yang memerlukan serangkaian prosedur formal, mulai dari identifikasi informasi, penyusunan rencana teknis, penelusuran sumber data yang relevan, penulisan draf, hingga penilaian dan pengesahan oleh pejabat yang berwenang.

Guide Arsip Statis adalah jembatan pertama yang menghubungkan keingintahuan publik dengan kekayaan informasi di masa lalu. Baik Anda seorang peneliti veteran maupun seorang mahasiswa yang baru memulai, panduan ini adalah gerbang pembuka yang ramah. Ia mengubah "benua" arsip yang tampak mahaluas dan mengintimidasi menjadi sebuah wilayah yang terpetakan, siap untuk dijelajahi, dan penuh dengan penemuan-penemuan besar yang menanti.