ZMedia Purwodadi
Beranda arsip arsip dinamis Kearsipan srikandi

Alur Registrasi Naskah Masuk: Panduan Praktis untuk Pencatat Surat Utama

Gambar
Arsiparis
Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Halo, para garda terdepan persuratan instansi!

Sebagai pemegang akun Pencatat Surat Utama (biasanya berada di Unit Kearsipan I atau Sekretariat Utama), Anda memiliki tanggung jawab besar. Andalah orang yang bertugas mengubah tumpukan surat fisik atau email dari pihak eksternal menjadi data digital yang bisa mengalir lancar di dalam sistem SRIKANDI V3.

Jika Anda salah memasukkan data, surat bisa "tersasar" atau pimpinan salah menerima informasi. Namun jangan khawatir, di SRIKANDI Versi 3 ini, alur registrasi naskah masuk dibuat lebih ringkas dan logis.

Mari kita bahas langkah demi langkah bagaimana cara meregistrasi naskah masuk dengan benar dan efisien.

Apa Itu "Naskah Masuk" dalam Konteks SRIKANDI?

Penting untuk dipahami: Naskah Masuk di sini adalah surat yang berasal dari LUAR ekosistem SRIKANDI. Contohnya:

  • Surat dari perusahaan swasta.

  • Surat dari ormas atau masyarakat.

  • Surat dari instansi pemerintah lain yang belum menggunakan SRIKANDI.

(Jika surat berasal dari sesama pengguna SRIKANDI, surat itu akan masuk otomatis ke menu "Naskah Masuk" tanpa perlu Anda input ulang).

Langkah 1: Akses Menu Registrasi

Setelah Anda berhasil login, fokuslah pada bilah navigasi di sebelah kiri (sidebar). Tugas utama Anda ada di sana.

  1. Cari menu Registrasi Naskah Masuk.

  2. Klik menu tersebut, dan Anda akan dibawa ke halaman daftar naskah yang sudah pernah diregistrasi.

  3. Untuk memulai input baru, klik tombol Tambah (biasanya ikon plus (+) atau tombol biru di pojok kanan atas).


Langkah 2: Kelengkapan Metadata (Jangan Sampai Salah!)

Setelah klik tambah, Anda akan disuguhi formulir kosong. Ini adalah tahap paling krusial. Ketelitian Anda diuji di sini.

Berikut kolom-kolom kunci yang wajib diisi:

  • Pengirim (Asal Naskah): Ketik nama instansi/perusahaan pengirim surat. Pastikan ejaannya benar.

  • Nomor Naskah: Salin persis sesuai yang tertera di kop surat fisik (termasuk titik, garis miring, dll).

  • Tanggal Naskah: Tanggal yang tertera di surat (bukan tanggal hari ini/saat Anda input).

  • Hal/Perihal: Tulis ringkasan isi surat. Usahakan jelas dan padat agar pimpinan mudah memahami isinya sekilas.

  • Sifat Naskah: Pilih apakah Biasa, Penting, atau Rahasia.


Langkah 3: Upload File Digital

Karena surat aslinya berbentuk fisik (kertas), Anda harus memindainya (scan) terlebih dahulu.

  • Format wajib biasanya PDF.

  • Pastikan hasil scan jelas, bersih, dan tidak miring. Dokumen yang buram akan menyulitkan pimpinan saat membaca di layar HP/Tablet.

  • Klik tombol Upload atau Choose File pada kolom File Naskah.

Langkah 4: Distribusi ke Unit Pengolah (Tujuan Internal)

Setelah data surat dan file fisik sudah masuk, pertanyaan selanjutnya adalah: "Surat ini mau dikirim ke siapa di dalam kantor kita?"

Di bagian bawah formulir, terdapat kolom Tujuan.

  1. Pilih Unit Kerja atau Pejabat yang berwenang menerima surat tersebut.

  2. Biasanya, surat dari luar ditujukan kepada Pimpinan Tertinggi (Menteri/Kepala Dinas) atau Sekretaris Utama/Sekda.

  3. Pastikan Anda memilih nama jabatan yang tepat.

Setelah yakin semua data benar, klik Simpan atau Kirim.


Apa yang Terjadi Setelah Dikirim?

Setelah Anda klik Kirim, surat tersebut akan hilang dari daftar "Draft" Anda dan muncul di akun Tata Usaha (TU) atau Pimpinan yang Anda tuju tadi. Tugas Anda sebagai pintu gerbang selesai untuk surat tersebut!

Sekarang Anda bisa melanjutkan ke surat berikutnya.

Tips Tambahan untuk Pencatat Surat

  1. Cek Duplikasi: Sebelum input, pastikan surat tersebut belum pernah diinput oleh rekan Anda yang lain. Cek nomor surat di kolom pencarian.

  2. Scan Lampiran: Jika surat memiliki lampiran tebal, pastikan ikut discan atau berikan catatan "Lampiran tersedia dalam bentuk fisik" jika terlalu besar untuk diupload.

FAQ Mini (Registrasi Naskah Masuk)

Q: Saya salah ketik Nomor Surat dan sudah terlanjur dikirim. Bagaimana cara editnya? A: Jika surat sudah dikirim, Anda tidak bisa mengeditnya sendiri. Anda harus menghubungi penerima surat (TU/Pimpinan) untuk meminta mereka melakukan "Kembalikan Naskah" (Return). Setelah dikembalikan, baru Anda bisa mengedit dan mengirim ulang.

Q: Apakah saya bisa meregistrasi surat rahasia? A: Bisa, namun pastikan Anda memilih klasifikasi Rahasia pada kolom Sifat Naskah. Ingat, sebagai Pencatat Surat, Anda terikat sumpah untuk menjaga kerahasiaan informasi yang Anda input.

Q: File PDF saya ditolak sistem, kenapa? A: Cek dua hal: Ukuran File (biasanya ada batas maksimal, misal 2MB atau 5MB) dan Format File (harus PDF, bukan JPG/Doc). Kompres file PDF Anda jika ukurannya terlalu besar.

Referensi Dokumen: Manual Book Role Pencatat Surat Utama SRIKANDI V3.pdf

Posting Komentar