Cara Membuat dan Mengirim Naskah Dinas Elektronik di SRIKANDI V3 (Role User)
Halo, Bapak/Ibu ASN yang produktif!
Jika Anda membaca artikel ini, kemungkinan besar Anda baru saja diminta atasan untuk: "Tolong buatkan konsep surat undangan rapat ya, kirim lewat SRIKANDI."
Bagi pengguna baru, membuat surat di aplikasi SRIKANDI V3 mungkin terasa sedikit berbeda dibandingkan mengetik di Microsoft Word biasa. Di sini, Anda tidak hanya mengetik isi surat, tetapi juga harus mengisi "identitas" surat tersebut agar sistem bisa melacaknya.
Sebagai pemegang Role User, Anda adalah inisiator. Andalah koki yang meracik bahan-bahan surat sebelum disajikan (ditandatangani) oleh pimpinan. Salah sedikit di sini, surat bisa bolak-balik revisi. Tapi tenang, ikuti panduan praktis ini agar naskah Anda langsung acc!
1. Masuk ke Dapur Pembuatan: Menu Registrasi Naskah
Langkah pertama tentu saja membuka aplikasi. Setelah login, arahkan kursor ke bilah menu di sebelah kiri. Di SRIKANDI V3, tempat untuk membuat surat baru berada di bawah menu Registrasi Naskah.
Klik menu Registrasi Naskah Keluar.
Akan muncul daftar naskah yang pernah dibuat. Hiraukan dulu, langsung klik tombol [+ Tambah] di pojok kanan atas.
2. Tahap 1: Mengisi Metadata (Identitas Surat)
Anda akan dibawa ke halaman formulir. Jangan bingung dengan banyaknya kolom. Fokuslah pada kolom-kolom wajib (biasanya bertanda bintang merah).
Sifat Naskah: Pilih Biasa, Penting, atau Rahasia.
Jenis Naskah: Pilih jenis yang sesuai, misalnya Surat Undangan atau Surat Perintah. Pilihan ini akan menentukan template kop surat otomatis.
Hal: Tulis perihal surat dengan singkat dan jelas.
Tanggal Naskah: Biarkan kosong jika ingin tanggal otomatis saat TTE, atau isi manual jika diperlukan.
Tips: Di bagian Tujuan Utama, ketik nama jabatan atau instansi tujuan. Sistem akan memunculkan rekomendasi. Pastikan Anda memilih tujuan yang benar agar surat sampai.
3. Tahap 2: Menentukan Pemeriksa dan Penandatangan
Ini bagian paling kritis. Surat elektronik butuh validasi berjenjang.
Pemeriksa (Verifikator): Masukkan nama atasan langsung Anda (misal: Kasubag atau Kabid) yang akan memeriksa konsep ini sebelum ke Kepala Dinas. Anda bisa menambahkan lebih dari satu pemeriksa (berurutan).
Penandatangan: Masukkan nama pejabat yang memiliki hak Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk surat ini (misal: Kepala Dinas/Badan).
Jangan terbalik! Jika terbalik, surat akan langsung loncat ke Kepala Dinas tanpa diperiksa Kabid, dan pasti akan ditolak.
4. Tahap 3: Meracik Isi Surat (Drafting)
Setelah identitas selesai, klik Buat Naskah atau Edit Isi. Anda akan masuk ke editor teks yang mirip dengan Microsoft Word.
Ketik isi surat Anda di sini (Pembuka, Isi, Penutup).
Gunakan fitur Insert Variable untuk memasukkan data otomatis seperti Nama Penandatangan atau Tanggal.
Jika sudah selesai, klik Simpan.
Catatan: Jika instansi Anda sudah menyiapkan Template standar, isi surat mungkin sudah otomatis muncul, Anda tinggal mengedit bagian yang perlu saja (seperti hari, tanggal, tempat acara).
5. Kirim Konsep!
Sudah yakin semua benar? Metadata oke, tujuan benar, isi surat rapi? Klik tombol Kirim Konsep (biasanya ikon pesawat kertas atau tombol biru).
Status surat Anda akan berubah menjadi Draft atau Menunggu Verifikasi. Sekarang tugas Anda selesai sementara. Bola kini ada di tangan atasan Anda (Verifikator) untuk diperiksa.
Jika ada revisi, Anda akan mendapat notifikasi dan harus memperbaikinya.
Jika disetujui, surat akan lanjut ke Penandatangan untuk di-TTE.
Penutup
Membuat naskah dinas elektronik di SRIKANDI V3 sebenarnya melatih kita untuk lebih tertib administrasi. Tidak ada lagi cerita "salah tanggal" atau "salah nomor" karena sistem membantu meminimalisir hal tersebut.
Di artikel selanjutnya, kita akan membahas peran Tata Usaha (TU) dalam mengelola surat yang sudah masuk ke meja pimpinan.
FAQ Mini (Role User)
Q: Saya sudah kirim konsep, tapi sadar ada yang salah ketik. Bisa dibatalkan? A: Bisa, selama belum diperiksa. Buka menu Naskah Keluar, cari surat tersebut, lalu klik tombol Batalkan Kirim (biasanya ikon silang atau panah balik). Status akan kembali jadi Draft dan bisa diedit.
Q: Apakah saya bisa melampirkan file pendukung (RAB, Laporan)? A: Sangat bisa. Di bawah editor naskah, terdapat kolom Lampiran. Anda bisa mengunggah file PDF, Excel, atau Gambar sebagai lampiran yang tidak terpisahkan dari surat utama.
Q: Kenapa nama atasan saya tidak muncul saat dicari di kolom Penandatangan? A: Kemungkinan besar akun atasan Anda belum disetting jabatannya oleh Admin Satker, atau masa berlaku sertifikat TTE-nya habis. Segera lapor ke Admin Satker di kantor Anda.
Referensi Dokumen: Manual Book Role User SRIKANDI V3.pdf (Menu Registrasi Naskah Keluar)
Posting Komentar