ZMedia Purwodadi
Beranda arsip arsip dinamis Kearsipan srikandi

Mengelola Instrumen Kearsipan: Klasifikasi dan Jadwal Retensi di SRIKANDI V3

Gambar
Arsiparis
Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Halo, rekan-rekan Arsiparis Instansi!

Jika Admin Instansi membangun "gedung" dan Pencatat Surat mengelola "pintu masuk", maka Anda—Unit Kearsipan—adalah pembuat "aturan main" penyimpanan barang. Tanpa aturan yang jelas, arsip akan menumpuk tak terkendali, dan saat dicari, tak ada yang tahu letaknya.

Di dalam SRIKANDI V3, "aturan main" ini disebut Instrumen Kearsipan. Dua instrumen yang paling wajib Anda pasang di sistem adalah Klasifikasi Arsip (KA) dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Tanpa keduanya, sistem penyusutan otomatis tidak akan berjalan, dan pemberkasan akan berantakan.

Mari kita bahas cara input instrumen ini agar sistem SRIKANDI instansi Anda berjalan sesuai kaidah kearsipan yang benar.

1. Menyiapkan Klasifikasi Arsip (KA)

Klasifikasi adalah kode unik (seperti KP.01.01 atau HM.00) yang menjadi identitas subjek arsip. Di V3, menu ini dikelola terpusat oleh Unit Kearsipan Instansi agar seragam di seluruh unit kerja.

Langkah Input Klasifikasi:

  1. Login sebagai Unit Kearsipan Instansi.

  2. Buka menu Instrumen Kearsipan di sidebar kiri.

  3. Pilih sub-menu [Klasifikasi Arsip | Klasifikasi].

  4. Klik tombol Tambah Baru.

  5. Masukkan data sesuai Peraturan Instansi Anda:

    • Kode Klasifikasi: (Misal: HM)

    • Nama Klasifikasi: (Misal: Hubungan Masyarakat)

    • Retensi Aktif & Inaktif: Isi durasi simpannya (dalam tahun).

    • Keterangan Akhir: Tentukan nasib akhirnya (Musnah, Permanen, atau Dinilai Kembali).

Penting: Data retensi yang Anda isi di sini akan menjadi dasar "alarm" sistem kapan arsip tersebut harus dipindahkan atau dimusnahkan.


2. Mengatur Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Meskipun di menu Klasifikasi sudah ada kolom retensi, SRIKANDI V3 menyediakan menu khusus JRA untuk pengaturan yang lebih spesifik berdasarkan jenis series arsip. Menu ini memastikan dasar hukum penyusutan lebih kuat.

Cara Mengelola JRA:

  1. Masih di menu Instrumen Kearsipan.

  2. Pilih sub-menu [JRA | Jadwal Retensi Arsip].

  3. Input Dasar Hukum JRA instansi Anda (Nomor Peraturan dan Tahun).

  4. Hubungkan jenis arsip dengan pasal/ayat di JRA tersebut.

Dengan menginput JRA, saat nanti dilakukan pemusnahan arsip, sistem akan otomatis mencantumkan dasar hukumnya pada Berita Acara Pemusnahan. Canggih, kan?

3. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses (SKKAAD)

Satu lagi instrumen penting: Siapa boleh lihat apa? Jangan sampai arsip "Sangat Rahasia" bisa dibaca oleh staf magang. Di sinilah peran SKKAAD.

  1. Buka menu [SKKAAD | Klasifikasi Keamanan].

  2. Tentukan level keamanan untuk setiap kode klasifikasi (Biasa, Terbatas, Rahasia, Sangat Rahasia).

  3. Tentukan juga hak aksesnya: Apakah terbuka untuk publik, atau hanya pejabat tertentu.

Pengaturan ini akan otomatis menempel saat User memilih kode klasifikasi ketika membuat surat. Jadi, User tidak perlu bingung menentukan sifat surat secara manual terus-menerus.

4. Tips Mengunggah Data Massal (Import Excel)

Menginput ratusan kode klasifikasi satu per satu tentu melelahkan. Untungnya, SRIKANDI V3 menyediakan fitur Import Excel.

  1. Di halaman daftar Klasifikasi, cari tombol Download Template.

  2. Isi file Excel tersebut dengan data klasifikasi instansi Anda (copy-paste dari file lama).

  3. Simpan, lalu klik Upload Excel File.

Selesai! Ratusan kode klasifikasi langsung masuk dalam hitungan detik.

Penutup

Instrumen Kearsipan adalah "otak" dari sistem SRIKANDI. Jika datanya benar, maka siklus hidup arsip akan berjalan otomatis. Namun jika salah, Anda akan kerepotan saat audit kearsipan nanti.

Jadi, luangkan waktu untuk memverifikasi inputan Instrumen Kearsipan ini bersama tim hukum dan arsiparis ahli di instansi Anda.

Di artikel penutup seri ini, kita akan membahas eksekusi akhirnya: Pemberkasan Digital dan Penyusutan Arsip.

FAQ Mini (Unit Kearsipan Instansi)

Q: Apakah JRA di SRIKANDI V3 sudah terintegrasi dengan ANRI? A: Untuk JRA Generik (Fasilitatif) biasanya sudah tersedia template dari pusat. Namun untuk JRA Substantif (urusan spesifik instansi), Anda wajib menginputnya sendiri sesuai Peraturan Instansi masing-masing.

Q: Bisakah saya mengubah retensi arsip yang sudah berjalan? A: Bisa, tapi hati-hati. Perubahan retensi di menu Master akan mempengaruhi perhitungan tanggal susut arsip yang baru akan dibuat. Untuk arsip lama yang sudah tercipta, perubahannya mungkin memerlukan penyesuaian manual atau batch update.

Q: Apa bedanya "Klasifikasi" dan "Masalah" di SRIKANDI? A: Di V3, keduanya terintegrasi. "Masalah" adalah deskripsi dari kode "Klasifikasi". Contoh: Kode KP.02 adalah Klasifikasi, deskripsinya "Kenaikan Pangkat" adalah Masalahnya.

Referensi Dokumen: Manual Book Unit Kearsipan Insatansi SRIKANDI V3.pdf (Bab 03. Instrumen Kearsipan)

Posting Komentar