Arsiparis.web.id - Halo, rekan-rekan Arsiparis Instansi! Jika Admin Instansi bertugas membangun "gedung" aplikasi dan Pencatat Surat mengelola "pintu masuk" dokumen, maka Anda yang berada di Unit Kearsipan adalah pembuat "aturan main" penyimpanan barangnya.
Tanpa aturan tata kelola yang jelas, arsip elektronik akan menumpuk tak terkendali di server. Saat dibutuhkan untuk audit atau referensi silang, tidak ada yang tahu di mana letak pastinya.
Di dalam ekosistem SRIKANDI V3, "aturan main" ini direpresentasikan dalam bentuk Instrumen Kearsipan. Dua instrumen mutlak yang wajib Anda pasang di sistem adalah Klasifikasi Arsip (KA) dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Tanpa kehadiran keduanya, fitur penyusutan otomatis tidak akan berjalan dan struktur pemberkasan dipastikan akan berantakan.
Mari kita bedah cara melakukan input instrumen ini agar sistem SRIKANDI di instansi Anda berjalan sempurna sesuai kaidah kearsipan nasional.
1. Menyiapkan Klasifikasi Arsip (KA)
Klasifikasi Arsip adalah kode unik (misalnya KP.01.01 untuk Kepegawaian atau HM.00 untuk Humas) yang menjadi identitas subjek arsip. Pada SRIKANDI V3, menu ini dikelola secara terpusat oleh Unit Kearsipan Instansi agar tercipta keseragaman di seluruh unit kerja.
Langkah Input Klasifikasi:
Login menggunakan akun Unit Kearsipan Instansi.
Buka menu Instrumen Kearsipan yang berada di sidebar kiri.
Pilih sub-menu [Klasifikasi Arsip | Klasifikasi].
Klik tombol Tambah Baru.
Masukkan data berdasarkan Peraturan Tata Naskah/Klasifikasi di Instansi Anda:
Kode Klasifikasi: (Misal: HM)
Nama Klasifikasi: (Misal: Hubungan Masyarakat)
Retensi Aktif & Inaktif: Isi durasi simpannya (dalam hitungan tahun).
Keterangan Akhir: Tentukan nasib akhir arsip tersebut (Musnah, Permanen, atau Dinilai Kembali).
Catatan Penting: Data retensi yang Anda masukkan di menu ini akan bertindak sebagai "alarm" sistem untuk menentukan kapan arsip tersebut harus dipindahkan ke record center atau dimusnahkan.
2. Mengatur Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Meskipun di menu Klasifikasi sudah terdapat kolom input retensi, SRIKANDI V3 menyediakan menu khusus JRA untuk pengaturan legalitas yang lebih terperinci berdasarkan jenis series arsip. Menu ini memastikan bahwa dasar hukum dari setiap tindakan penyusutan memiliki landasan yang kuat.
Cara Mengelola JRA:
Masih berada di dalam menu Instrumen Kearsipan.
Pilih sub-menu [JRA | Jadwal Retensi Arsip].
Input Dasar Hukum JRA instansi Anda (mencakup Nomor Peraturan dan Tahun Pengesahan).
Hubungkan jenis arsip dengan pasal atau ayat yang relevan di dalam JRA tersebut.
Dengan menginput JRA secara benar, ketika instansi Anda kelak melakukan pemusnahan arsip elektronik, sistem SRIKANDI akan secara otomatis mencantumkan dasar hukumnya pada dokumen Berita Acara Pemusnahan. Sangat efisien, bukan?
3. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses (SKKAAD)
Instrumen krusial lainnya adalah penetapan hak akses. Jangan sampai arsip berstatus "Sangat Rahasia" dapat diakses dan dibaca oleh staf magang atau pegawai lintas bidang. Di sinilah Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) bekerja.
Pengaturan SKKAAD:
Buka menu [SKKAAD | Klasifikasi Keamanan].
Tentukan level keamanan untuk setiap kode klasifikasi yang sudah dibuat (Biasa, Terbatas, Rahasia, atau Sangat Rahasia).
Tentukan ruang lingkup hak aksesnya: Apakah terbuka untuk publik umum, atau dibatasi hanya untuk pejabat tertentu.
Pengaturan matriks ini akan menempel secara otomatis. Jadi, saat User (pembuat surat) memilih kode klasifikasi tertentu, sifat surat akan terkunci sesuai SKKAAD, membebaskan mereka dari kebingungan menentukan tingkat keamanan surat secara manual.
4. Tips Praktis: Mengunggah Data Massal (Impor Excel)
Menginput ratusan hingga ribuan baris kode klasifikasi secara manual satu per satu tentu sangat menyita waktu. Untungnya, pengembang SRIKANDI V3 telah menyematkan fitur Impor Data.
Di halaman daftar Klasifikasi, klik tombol Download Template.
Buka file Excel tersebut dan masukkan data klasifikasi instansi Anda (Anda bisa melakukan copy-paste dari database atau spreadsheet lama Anda).
Simpan dokumen, lalu kembali ke aplikasi dan klik Upload Excel File.
Selesai! Ratusan kode klasifikasi akan langsung masuk ke pangkalan data dalam hitungan detik.
Penutup
Instrumen Kearsipan adalah "otak" operasional dari sistem SRIKANDI. Jika fondasi datanya benar, maka siklus hidup arsip (penciptaan, penggunaan, hingga penyusutan) akan berjalan secara otomatis. Sebaliknya, input yang salah hanya akan mendatangkan kerepotan besar saat audit pengawasan kearsipan (ASIK) nanti.
Oleh karena itu, luangkan waktu khusus untuk memverifikasi entri Instrumen Kearsipan ini bersama tim hukum dan arsiparis ahli di instansi Anda.
(Pada artikel penutup seri panduan ini, kita akan membahas eksekusi akhirnya: Pemberkasan Digital dan Penyusutan Arsip).
FAQ (Tanya Jawab Seputar Instrumen Kearsipan SRIKANDI)
Apakah JRA di SRIKANDI V3 sudah otomatis terintegrasi dengan data ANRI? Untuk JRA Fasilitatif (Keuangan, Kepegawaian, dll) umumnya sudah tersedia template standar dari pusat. Namun, untuk JRA Substantif yang mengatur urusan spesifik instansi Anda, Unit Kearsipan wajib menginputnya secara mandiri sesuai dengan Peraturan Kepala Daerah/Instansi masing-masing.
Bisakah saya mengubah angka retensi arsip yang sudah terlanjur berjalan di sistem? Bisa, tetapi harus dilakukan dengan hati-hati. Perubahan retensi pada menu Master hanya akan memengaruhi perhitungan tanggal susut untuk arsip yang baru diciptakan setelah perubahan. Untuk arsip lama yang sudah terekam di sistem, perubahannya mungkin memerlukan penyesuaian manual atau pembaruan massal (batch update).
Apa perbedaan antara "Klasifikasi" dan "Masalah" dalam aplikasi SRIKANDI?
Di SRIKANDI V3, kedua elemen ini terintegrasi erat. "Klasifikasi" merujuk pada kodenya, sedangkan "Masalah" adalah deskripsi tekstual dari kode tersebut. Contoh: KP.02 adalah Klasifikasinya, sedangkan frasa Kenaikan Pangkat adalah Masalahnya.
(Referensi: Manual Book Unit Kearsipan Instansi SRIKANDI V3 - Bab 03. Instrumen Kearsipan)
