Pemberkasan Digital: Cara Unit Kearsipan Satker Melakukan Penyusutan Arsip
Halo, para penjaga memori organisasi!
Sampai di tahap ini, kita sudah membahas bagaimana surat dibuat, dikirim, diterima, dan didisposisikan. Namun, apa yang terjadi setelah surat selesai ditindaklanjuti? Apakah dibiarkan menumpuk begitu saja di menu "Naskah Dinas"? Tentu tidak.
Di sinilah peran vital Unit Kearsipan Satker.
Banyak pengguna mengira bahwa tugas arsiparis hanya menata boks kertas di gudang. Padahal di SRIKANDI V3, arsiparis digital memiliki tugas yang jauh lebih strategis: Pemberkasan (Filing) dan Penyusutan (Disposal).
Tanpa pemberkasan, ribuan surat di SRIKANDI hanyalah tumpukan data sampah (junk) yang sulit dicari kembali. Mari kita pelajari cara membungkus "surat-surat lepas" menjadi "berkas utuh" dan cara memindahkannya saat sudah tidak aktif.
1. Konsep: Dari "Item" Menjadi "Berkas"
Sebelum masuk ke teknis, pahami dulu logikanya. Sebuah surat undangan, surat tugas, dan laporan perjalanan dinas adalah Item Arsip. Ketiganya saling berkaitan satu sama lain. Tugas Anda adalah menyatukan ketiga item tersebut ke dalam satu wadah digital yang disebut Berkas.
Jika tidak diberkaskan, maka saat audit nanti Anda akan kesulitan mencari laporan perjalanan dinas yang mana pasangannya dengan surat tugas yang mana.
2. Membuat Wadah: Menu Daftar Berkas
Langkah pertama adalah menyiapkan map/foldernya.
Login sebagai Unit Kearsipan (Satker).
Buka menu Pemberkasan Arsip di sidebar kiri.
Pilih sub-menu [Pemberkasan Arsip | Daftar Berkas].
Klik tombol Tambah Berkas (biasanya ikon + atau tombol biru).
Isi formulir pemberkasan:
Klasifikasi: Pilih kode yang sesuai (Misal: SPPD/Perjalanan Dinas).
Uraian Informasi: Tulis judul berkas (Misal: "Berkas Perjalanan Dinas Kegiatan X Tahun 2024").
Kurun Waktu: Isi tahun arsip.
Jumlah: Estimasi jumlah item.
Setelah disimpan, Anda kini punya "Map Digital" kosong yang siap diisi.
3. Memasukkan Surat ke Dalam Berkas (Isi Berkas)
Sekarang saatnya memasukkan surat-surat yang berserakan tadi ke dalam map yang sudah dibuat.
Di halaman Daftar Berkas, klik judul berkas yang baru Anda buat, atau klik tombol aksi Lihat Isi Berkas.
Klik Tambah Item Arsip.
Sistem akan menampilkan daftar naskah dinas yang sudah selesai (status closed) dan sesuai dengan kode klasifikasi berkas.
Centang/pilih surat-surat yang relevan (Surat Undangan, Surat Tugas, Laporan).
Klik Simpan.
Sekarang, surat-surat tersebut sudah terikat menjadi satu kesatuan cerita.
4. Menutup Berkas (Closing)
Berkas yang masih terbuka (status Aktif) dianggap masih bisa bertambah isinya. Jika kegiatan sudah selesai total dan tahun anggaran berakhir, berkas harus Ditutup.
Kembali ke Daftar Berkas.
Pilih berkas yang mau ditutup.
Klik tombol Tutup Berkas.
Sistem akan menghitung retensi otomatis berdasarkan JRA (Jadwal Retensi Arsip) yang sudah diinput sebelumnya (seperti yang kita bahas di artikel sebelumnya).
Status berkas kini berubah menjadi Inaktif (menunggu masa simpan habis).
5. Penyusutan: Pemindahan Arsip Inaktif
Inilah langkah terakhir di level Satker. Arsip yang sudah inaktif tidak boleh selamanya disimpan di Satker. Harus dipindahkan ke Unit Kearsipan Instansi (Pusat Arsip) untuk efisiensi penyimpanan server.
Buka menu Penyusutan Arsip.
Pilih sub-menu [Penyusutan Arsip | Pemindahan Arsip].
Klik Tambah Pemindahan.
Pilih berkas-berkas inaktif yang sudah siap dipindahkan (biasanya yang retensi aktifnya sudah 0 tahun).
Klik Kirim/Ajukan.
Nantinya, Admin Pusat Arsip akan memverifikasi. Jika disetujui, berkas tersebut akan "hilang" dari tanggung jawab Satker dan beralih menjadi tanggung jawab Pusat Arsip Instansi.
Penutup Seri
Dengan melakukan pemberkasan dan penyusutan secara rutin, Anda tidak hanya merapikan aplikasi, tapi juga menyelamatkan sejarah instansi. Bayangkan betapa mudahnya mencari dokumen 5 tahun lalu jika semuanya sudah terberkaskan rapi dalam folder digital!
Demikianlah seri panduan lengkap SRIKANDI V3 di blog arsiparis.web.id. Dari login pertama kali hingga memusnahkan arsip, semoga panduan ini bermanfaat bagi Bapak/Ibu sekalian.
Selamat mengarsipkan bangsa!
FAQ Mini (Pemberkasan & Penyusutan)
Q: Apakah semua surat harus diberkaskan? A: Idealnya Ya. Namun prioritaskan arsip-arsip substantif (Tugas Pokok) yang bernilai guna tinggi. Arsip fasilitatif rutin (seperti undangan biasa) bisa diberkaskan secara kolektif per bulan/tahun.
Q: Kenapa saya tidak bisa menutup berkas? A: Cek apakah masih ada item arsip di dalamnya yang statusnya masih proses (belum selesai tindak lanjut). Semua item harus berstatus Final/Closed baru berkas bisa ditutup.
Q: Apa bedanya "Pemindahan" dan "Penyerahan"? A: Pemindahan adalah perpindahan arsip dari Unit Kerja (Satker) ke Unit Kearsipan (Gudang Arsip Instansi). Sedangkan Penyerahan adalah perpindahan arsip statis dari Instansi ke Lembaga Kearsipan (ANRI/Daerah) untuk disimpan selamanya sebagai memori kolektif bangsa.
Referensi Dokumen: Manual Book Unit Kearsipan satker SRIKANDI V3.pdf (Menu Pemberkasan & Penyusutan)
Posting Komentar