Peran Tata Usaha & Sekretaris: Mengelola Disposisi Pimpinan Tanpa Ribet
Halo, rekan-rekan "Tangan Kanan" Pimpinan!
Dalam ekosistem birokrasi, Pimpinan (Menteri, Kepala Dinas, atau Direktur) sering kali memiliki jadwal yang sangat padat. Jika mereka harus membuka aplikasi SRIKANDI V3 setiap detik hanya untuk memilah ratusan surat masuk, tentu waktu kerja mereka akan habis.
Di sinilah peran Anda sebagai Tata Usaha (TU) atau Sekretaris menjadi sangat vital.
Anda adalah filter pertama. Anda adalah orang yang memastikan bahwa surat yang sampai ke layar gadget Pimpinan adalah surat yang benar-benar penting, atau bahkan Anda yang membantu menyiapkan draf disposisinya sehingga Pimpinan tinggal "Klik Kirim".
Di SRIKANDI Versi 3, fitur untuk TU dan Sekretaris dibuat semakin powerful. Mari kita bedah bagaimana cara mengelola naskah pimpinan agar disposisi mengalir lancar tanpa macet.
1. Mengenal Area Kerja Anda (Menu Aplikasi)
Berbeda dengan User biasa, akun TU memiliki menu hibrida: campuran antara menu administratif dan menu teknis naskah. Setelah login, hal pertama yang perlu Anda kuasai adalah susunan Menu Aplikasi di sebelah kiri (sidebar).
Menu-menu kunci Anda adalah:
Naskah Masuk: Tempat semua surat yang ditujukan ke Pimpinan berkumpul.
Naskah Disposisi: Tempat memantau disposisi yang sudah turun.
Pengaturan Delegasi: Fitur penyelamat saat Pimpinan berhalangan.
2. Menyaring Surat di "Naskah Masuk"
Setiap hari, surat dari Pencatat Surat atau instansi lain akan membanjiri menu Naskah Masuk. Tugas Anda adalah membukanya satu per satu.
Langkah Kerja:
Buka menu Naskah Masuk Unit Kerja (atau Naskah Masuk Pimpinan).
Klik ikon Mata (Lihat) untuk membaca isi surat.
Analisis isinya: Apakah ini undangan? Laporan? Atau surat penawaran?
Jika surat ini rutin dan Anda sudah tahu arahan standarnya, Anda bisa menyiapkan Lembar Disposisi langsung.
3. Melakukan Aksi Disposisi (Inti Tugas)
Inilah fitur primadona TU. Ada dua skenario dalam mendisposisikan surat di SRIKANDI V3:
Skenario A: Pimpinan yang Memutuskan Anda hanya meneruskan surat ke akun Pimpinan dengan catatan.
Klik Kirim ke Pimpinan.
Beri catatan: "Izin Pak, surat undangan dari Kementerian X, mohon arahan."
Skenario B: TU yang Menyiapkan (Drafting Disposisi) Jika Pimpinan sudah mendelegasikan teknisnya kepada Anda:
Pilih suratnya, lalu klik tombol Disposisi.
Isi Tujuan Disposisi: Pilih bawahan Pimpinan yang relevan (Misal: Kabid Yankes).
Isi Instruksi: Pilih instruksi yang tepat (Misal: "Tindak Lanjuti", "Wakili", atau "Koordinasikan").
Klik Kirim (atau Simpan sebagai Draft jika perlu persetujuan akhir Pimpinan).
Dengan cara ini, Pimpinan tidak perlu mengetik ulang instruksi. Beliau hanya perlu memvalidasi apa yang sudah Anda siapkan.
4. Fitur Delegasi: Penyelamat Saat Cuti
Apa yang terjadi jika Pimpinan sedang Cuti Besar atau Dinas Luar Negeri dan sulit sinyal? Surat tidak boleh berhenti.
Gunakan fitur Pendelegasian.
Masuk ke menu Pengaturan atau Delegasi.
Aktifkan delegasi untuk rentang waktu tertentu.
Pilih pejabat Pelaksana Harian (Plh) yang ditunjuk.
Dengan fitur ini, surat yang masuk ke akun Pimpinan akan otomatis diteruskan juga ke akun Plh, sehingga disposisi bisa tetap berjalan.
5. Mengelola Master Data Pimpinan
Terakhir, jangan lupa bahwa TU seringkali juga menjadi "Admin Kecil" bagi Pimpinan. Cek menu Master di akun Anda. Pastikan daftar Verifikator (pemeriksa surat pimpinan) dan Penandatangan sudah tersetting dengan benar. Jika daftar ini kosong, Pimpinan tidak akan bisa menandatangani surat keluar.
Penutup
Menjadi TU atau Sekretaris di era SRIKANDI V3 menuntut kejelian digital. Anda bukan lagi sekadar pengantar map, tapi manajer informasi. Semakin rapi Anda mengelola Naskah Masuk dan Disposisi, semakin cepat organisasi Anda bergerak.
Di artikel berikutnya, kita akan masuk ke "wilayah sunyi" namun penting: Unit Kearsipan, sang penjaga memori organisasi.
FAQ Mini (Role TU & Sekretaris)
Q: Apakah saya bisa mendisposisikan surat langsung ke staf pelaksana? A: Tergantung struktur organisasi dan setting aplikasi. Secara umum, disposisi harus berjenjang (Eselon II -> Eselon III -> Eselon IV/Staf). Melompati jenjang biasanya tidak disarankan kecuali ada instruksi khusus (Bypass).
Q: Apakah TU bisa membaca surat yang sifatnya "Rahasia"? A: Secara default, surat Rahasia hanya bisa dibuka oleh akun tujuan asli (Pimpinan). Namun, jika Pimpinan memberikan akses delegasi penuh atau sharing password (tidak disarankan), baru bisa. Sistem biasanya membatasi akses ini demi keamanan.
Q: Pimpinan saya salah kirim disposisi, bisa ditarik tidak? A: Jika penerima disposisi (bawahan) belum membuka/membaca disposisi tersebut, biasanya masih bisa ditarik (Unsend). Tapi jika sudah dibaca atau ditindaklanjuti, disposisi tidak bisa ditarik, hanya bisa dikoreksi dengan disposisi susulan.
Referensi Dokumen: Manual Book Role TU Sekretaris SRIKANDI V3.pdf
Posting Komentar