Peta Peran di SRIKANDI V3: Siapa Melakukan Apa?
Halo, rekan Arsiparis dan Bapak/Ibu ASN pengguna SRIKANDI.
Pernahkah Anda mengalami kejadian seperti ini? Anda diminta atasan untuk meregistrasi surat masuk dari kementerian lain, tetapi saat membuka aplikasi SRIKANDI, Anda membolak-balik menu dan tidak menemukan tombol "Registrasi Naskah Masuk"? Atau sebaliknya, Anda ingin membuat konsep surat dinas, tapi menu "Buat Naskah" tidak muncul?
Jangan panik. Besar kemungkinan, akun Anda tidak memiliki Role (Peran) yang sesuai untuk tugas tersebut.
SRIKANDI V3 ibarat sebuah orkestra besar. Agar simfoni administrasi pemerintahan berjalan merdu, setiap pemain musik harus memegang alat yang tepat. Tidak mungkin pemain biola dipaksa menabuh drum. Begitu pula di SRIKANDI, aplikasi ini membagi penggunanya ke dalam beberapa peran spesifik dengan kewenangan yang berbeda-beda.
Agar tidak bingung, mari kita bedah satu per satu "Siapa Melakukan Apa" dalam ekosistem SRIKANDI V3.
1. Sang Arsitek: Admin Instansi & Admin Satker
Ini adalah peran "di balik layar". Mereka tidak mengurusi isi surat, tapi mereka yang memastikan sistem bisa berjalan.
Tugas Utama: Membuat Unit Kerja, mendaftarkan akun pegawai (User), mengatur Jabatan, dan mengunggah Logo Instansi.
Ciri Khas Menu: Memiliki akses penuh ke menu Master (Pengguna, Jabatan, Unit Kerja).
Siapa yang memegang peran ini? Biasanya tim IT, Arsiparis yang ditunjuk, atau staf Tata Usaha yang mengelola kepegawaian.
2. Sang Gerbang Pintu: Pencatat Surat (Utama & Satker)
Jika di kantor manual kita mengenal istilah "Agendaris", maka inilah wujud digitalnya. Merekalah pintu gerbang keluar-masuknya naskah.
Tugas Utama:
Menerima naskah dari instansi luar (Eksternal) dan meneruskannya ke Unit Pengolah.
Memberi nomor pada naskah keluar yang telah ditandatangani.
Mengirimkan naskah keluar ke instansi tujuan.
Perbedaan Utama & Satker: Pencatat Surat Utama berada di level Kementerian/Lembaga/Pusat (Unit Kearsipan I), sedangkan Pencatat Surat Satker berada di unit-unit kerja di bawahnya (Eselon II/Dinas).
Ciri Khas Menu: Menu Registrasi Naskah Masuk dan Registrasi Naskah Keluar.
Sumber:Manual Book Role Pencatat Surat Utama SRIKANDI V3.pdf-> Halaman 3 (Bagian B. Menu Aplikasi).
3. Sang Kreator: Role User
Ini adalah peran dengan populasi terbanyak. Hampir seluruh pegawai ASN pada dasarnya adalah User.
Tugas Utama:
Membuat konsep naskah dinas (Drafting).
Mengajukan verifikasi naskah berjenjang.
Melakukan Tanda Tangan Elektronik (TTE) bagi pejabat penandatangan.
Penting: Jika Anda adalah pejabat Eselon atau Kepala Dinas, Anda juga masuk dalam kategori Role User saat harus menandatangani surat.
Ciri Khas Menu: Menu Naskah Dinas (Buat Naskah, Konsep Naskah, Naskah Siap TTE).
Sumber:Manual Book Role User SRIKANDI V3.pdf-> Halaman 3 (Bagian B. Menu Aplikasi).
4. Sang Penyaring: Tata Usaha (TU) / Sekretaris
Peran ini sangat krusial untuk menjaga "kewarasan" pimpinan. Bayangkan jika seorang Menteri atau Kepala Dinas harus membaca ratusan surat masuk satu per satu. Di sinilah peran TU/Sekretaris.
Tugas Utama:
Membaca naskah masuk yang ditujukan ke pimpinan.
Memilah mana yang perlu dibaca pimpinan dan mana yang bisa langsung didisposisikan.
Membuat lembar disposisi atas arahan pimpinan.
Siapa yang memegang peran ini? Sekretaris pimpinan, ajudan, atau staf TU yang melekat pada jabatan pimpinan tinggi.
Ciri Khas Menu: Menu Naskah Masuk dengan fitur aksi disposisi yang lebih, serta menu pengaturan Delegasi.
Sumber:Manual Book Role TU Sekretaris SRIKANDI V3.pdf-> Halaman 3 (Bagian B. Menu Aplikasi).
5. Sang Penjaga Memori: Unit Kearsipan (UK)
Ketika naskah dinas sudah selesai diproses (tindak lanjut selesai), peran beralih ke Unit Kearsipan. Merekalah yang menjaga daur hidup arsip.
Tugas Utama:
Mengelola Instrumen Kearsipan (Klasifikasi Arsip, JRA).
Melakukan pemberkasan arsip aktif.
Melakukan penyusutan (pemindahan arsip inaktif dan pemusnahan).
Ciri Khas Menu: Menu Instrumen Kearsipan, Pemberkasan, dan Penyusutan.
Sumber:Manual Book Unit Kearsipan Insatansi SRIKANDI V3.pdf-> Halaman 3 (Bagian B. Menu Aplikasi).
Kesimpulan: Kenali Peran Anda
Memahami peran di SRIKANDI V3 adalah kunci kelancaran pekerjaan. Seringkali, "masalah teknis" yang dilaporkan pengguna (seperti tombol hilang atau menu tidak ada) sebenarnya hanyalah masalah kesalahan pemberian Role oleh Admin.
Jika Anda merasa ada menu yang kurang atau tidak sesuai dengan tupoksi harian Anda, segera hubungi Admin Instansi atau Admin Satker di kantor Anda untuk pengecekan ulang hak akses akun Anda.
Semoga peta peran ini membantu Anda menavigasi SRIKANDI V3 dengan lebih percaya diri!
FAQ Mini (Seputar Peran Pengguna)
Q: Bolehkah satu orang memiliki dua peran sekaligus? (Misal: User dan Pencatat Surat) A: Bisa. Sistem SRIKANDI V3 memungkinkan multi-role. Seorang staf bisa saja bertugas membuat konsep surat (User) sekaligus meregistrasi surat masuk (Pencatat Surat). Nanti saat login atau klik profil, Anda bisa berganti peran (switch role) sesuai kebutuhan tugas saat itu.
Q: Saya pejabat struktural, kenapa menu saya hanya "User"? A: Itu sudah benar. Pejabat struktural tugas utamanya di sistem adalah memeriksa konsep, melakukan TTE, dan mendisposisikan surat. Semua fitur tersebut ada di dalam Role User. Anda tidak perlu menu Admin atau Unit Kearsipan.
Q: Siapa yang berhak menjadi Admin Instansi? A: Biasanya ditunjuk resmi melalui SK. Admin Instansi memegang kunci tertinggi pengaturan sistem di level instansi, jadi tidak sembarang orang bisa memegang akun ini demi keamanan data.
Referensi Dokumen: Seluruh Seri Manual Book SRIKANDI V3 (Admin, Pencatat Surat, User, TU, Unit Kearsipan)
Posting Komentar