Serba-Serbi SRIKANDI: Panduan Lengkap dan Solusi Kendala Teknis untuk Instansi Pemerintah
Selamat datang di era birokrasi digital! Transformasi tata kelola pemerintahan kini semakin cepat dengan hadirnya Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Salah satu pilar utamanya adalah pengelolaan arsip yang terintegrasi.
Mungkin Anda sering mendengar tentang aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). Aplikasi ini digadang-gadang sebagai kunci reformasi birokrasi dalam bidang kearsipan. Namun, dalam pelaksanaannya, tentu banyak pertanyaan teknis maupun administratif yang muncul di benak para pengguna, baik itu admin instansi maupun staf tata usaha.
Untuk mempermudah pemahaman Anda, kami telah merangkum berbagai pertanyaan yang paling sering diajukan (FAQ) beserta jawabannya. Mulai dari dasar hukum, fitur terbaru di Versi 3, hingga solusi praktis saat menemui kendala teknis. Mari kita simak ulasannya berikut ini.
BAGIAN 1: Dasar Kebijakan dan Persiapan Implementasi
Langkah pertama sebelum menggunakan aplikasi adalah memahami fondasi dan apa saja yang perlu disiapkan oleh instansi Anda.
Q: Apa dasar hukum utama dari implementasi aplikasi SRIKANDI ini? A: Penerapan aplikasi ini bukan tanpa alasan, melainkan amanat regulasi yang kuat. Landasan utamanya adalah Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Selain itu, secara spesifik diatur dalam Keputusan Menteri PANRB Nomor 679 Tahun 2020 yang menetapkan SRIKANDI sebagai Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis yang berlaku nasional.
Q: Bagaimana prosedur untuk mendapatkan akun SRIKANDI bagi sebuah instansi? A: Prosesnya harus melalui jalur resmi. Instansi perlu mengajukan Surat Permohonan Permintaan Akun Administrator Instansi yang ditujukan kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Surat ini wajib ditandatangani oleh Kepala Instansi atau Kepala Daerah. Di dalam surat tersebut, jangan lupa menunjuk pegawai (status ASN) sebagai Administrator Instansi dan melampirkan kontak person (nomor yang bisa dihubungi) dari admin tersebut.
Q: Apa saja yang perlu dipersiapkan untuk mengimplementasikan SRIKANDI? A: Tidak perlu infrastruktur yang rumit, cukup siapkan empat hal berikut:
Perangkat keras: Komputer atau laptop untuk pengguna.
Jaringan: Koneksi internet yang stabil.
Instrumen Kearsipan (Softcopy): Ini sangat penting, meliputi Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD).
Scanner: Bersifat opsional, biasanya diletakkan di bagian penerimaan surat untuk mendigitalkan surat fisik yang masuk.
BAGIAN 2: Mengenal Fitur SRIKANDI Versi 3 dan Teknis Aplikasi
Aplikasi SRIKANDI terus berbenah. Versi 3 hadir dengan berbagai penyempurnaan untuk kenyamanan pengguna.
Q: Apa saja fitur-fitur unggulan pada SRIKANDI Versi 3? A: Versi terbaru ini membawa banyak peningkatan signifikan, antara lain:
Menggunakan teknologi arsitektur Microservices (lebih ringan dan stabil).
Peningkatan tampilan antarmuka (UI/UX) yang lebih segar.
Tersedia Text Editor Online untuk menyusun naskah langsung di aplikasi.
Perbaikan proses bisnis kearsipan dan alur disposisi.
Fitur Multiple Role (satu akun bisa memiliki beberapa peran).
Notifikasi terintegrasi via email.
Manajemen API untuk integrasi sistem.
Versioning document (riwayat perubahan dokumen).
Perbaikan fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) massal (Multiple TTE).
Perbaikan sistem penomoran otomatis dan menu tindak lanjut.
Q: Apakah aplikasi SRIKANDI perlu diinstal di server instansi? A: Tidak perlu. Saat ini aplikasi SRIKANDI bersifat terpusat dan ditempatkan di Pusat Data Nasional (PDN) yang dikelola oleh Kementerian Kominfo. Sementara itu, pengembangan aplikasinya dikelola oleh ANRI. Jadi, instansi cukup mengaksesnya melalui peramban web (browser) tanpa perlu instalasi lokal yang rumit.
Q: Apakah aplikasi SRIKANDI sudah tersedia dalam versi mobile? A: Berdasarkan peta jalan pengembangannya, versi aplikasi mobile direncanakan untuk dikembangkan pada tahun 2024.
Q: Bagaimana cara mendapatkan pelatihan atau bimbingan teknis (Bimtek) SRIKANDI?
A: Jika instansi Anda membutuhkan pendampingan, silakan kirimkan tiket (submit ticket) melalui Layanan Helpdesk Nasional SRIKANDI di tautan
BAGIAN 3: Manajemen Pengguna dan Hak Akses
Mengatur siapa yang berhak mengakses dan apa perannya adalah kunci keamanan data arsip.
Q: Apa saja peran (role) pengguna yang ada di dalam SRIKANDI? A: Terdapat tingkatan pengguna untuk membagi tugas, yaitu:
Administrator Nasional: Dikelola oleh ANRI.
Administrator Instansi: Admin utama di instansi maupun admin di tingkat Satker/OPD/UPT.
Unit Kearsipan: Dikelola oleh Unit Kearsipan Instansi.
Tata Usaha/Sekretaris: Bagian persuratan atau sekretaris pimpinan.
User: Pengguna umum seperti Pejabat Struktural, JFT, JFU, Staf, maupun Non-ASN.
Q: Apakah pengguna aplikasi SRIKANDI harus berstatus ASN? A: Tidak mutlak. Kebijakan mengenai siapa saja yang berhak mendapatkan akses diserahkan sepenuhnya kepada internal instansi masing-masing. Pegawai Non-ASN diperbolehkan memiliki akun jika memang tugas dan fungsinya berkaitan dengan persuratan.
Q: Bagaimana prosedur mereset password akun Administrator Instansi jika lupa?
A: Jika admin instansi terkunci atau lupa kata sandi, silakan ajukan permohonan reset dengan cara submit ticket melalui Layanan Helpdesk Nasional SRIKANDI (
BAGIAN 4: Tanda Tangan Elektronik (TTE) dan Pemecahan Masalah (Troubleshooting)
Bagian ini membahas kendala yang sering terjadi di lapangan dan solusinya.
Q: Bagaimana mengatasi kendala munculnya pesan "Error $nik" saat melakukan Tanda Tangan Elektronik (TTE)? A: Jangan panik jika menemui kode error seperti ini. Solusinya cukup sederhana: Silakan Bapak/Ibu melakukan Log Out (keluar) dari aplikasi, kemudian Log In (masuk) kembali. Biasanya sistem perlu memuat ulang sesi pengguna untuk membaca data sertifikat elektronik dengan benar.
Q: Mengapa unit kerja tujuan tidak muncul pada kolom "Kirimkan Melalui" saat membuat surat? A: Masalah ini biasanya terjadi karena pengaturan yang belum tuntas. Unit kerja tidak muncul karena peran Tata Usaha (TU) atau Sekretaris belum membuat pengaturan Penomoran Otomatis untuk jenis naskah dinas tersebut. Silakan hubungi TU untuk melengkapi pengaturan ini terlebih dahulu.
Q: Apakah SRIKANDI bisa diterapkan jika instansi belum mempunyai Tanda Tangan Elektronik (TTE)? A: Tentu saja bisa. SRIKANDI didesain fleksibel dengan dua opsi pengesahan naskah dinas, yaitu menggunakan TTE tersertifikasi (digital) atau menggunakan tanda tangan manual (basah). Jadi, proses persuratan tidak akan terhambat meski belum punya sertifikat elektronik.
Q: Bagaimana cara menerapkan Tanda Tangan Elektronik di instansi? A: Untuk mendapatkan sertifikat elektronik guna TTE, instansi harus bekerja sama dan menghubungi Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) yang berada di bawah naungan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN).
Penutup
Demikianlah rangkuman informasi penting seputar kebijakan dan teknis penggunaan aplikasi SRIKANDI. Dengan memahami poin-poin di atas, diharapkan proses transisi dari arsip konvensional menuju arsip digital di instansi Anda dapat berjalan lebih mulus.
Ingat, teknologi dibuat untuk memudahkan pekerjaan kita. Jika masih ada kendala yang belum terjawab dalam artikel ini, jangan ragu untuk menghubungi layanan Helpdesk Nasional SRIKANDI. Mari bersama-sama mewujudkan kearsipan yang tertib, modern, dan akuntabel!