Polemik mengenai keabsahan dokumen akademik Presiden Joko Widodo bukan sekadar fenomena politik elektoral yang berulang, melainkan sebuah ujian krusial bagi sistem kearsipan nasional Indonesia. Dalam diskursus hukum dan publik, ijazah sering kali dipandang secara reduksionis hanya sebagai selembar kertas pembuktian. Namun, dalam perspektif ilmu kearsipan, sebuah ijazah adalah "arsip vital" dan "arsip statis" yang merupakan manifestasi dari rangkaian proses administrasi pendidikan yang kompleks, tunduk pada prinsip-prinsip otentisitas, reliabilitas, integritas, dan ketergunaan. Kasus ini membuka tabir mengenai betapa pentingnya manajemen rekam medis akademik (academic recordkeeping) dan bagaimana institusi negara serta lembaga pendidikan tinggi mempertahankan akuntabilitasnya melalui bukti-bukti dokumenter yang tersimpan selama berdekade-dekade.
Dimensi Yuridis dan Kerangka Kerja Kearsipan Nasional
Analisis terhadap sengketa ijazah kepresidenan harus dimulai dengan memahami landasan hukum yang mengatur pengelolaan dokumen di Indonesia. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan merupakan jangkar utama yang menentukan bagaimana sebuah dokumen negara, termasuk ijazah yang diterbitkan oleh perguruan tinggi negeri, dikelola, disimpan, dan divalidasi. Ijazah yang diterbitkan oleh lembaga pendidikan negeri yang dibiayai oleh anggaran negara secara otomatis dikategorikan sebagai arsip negara.Pasal 6 ayat (4) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 menegaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi itu sendiri dan dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT). Hal ini memberikan kewenangan tunggal kepada universitas, dalam hal ini Universitas Gadjah Mada (UGM), untuk menjadi otoritas validasi utama atas produk administratif yang mereka ciptakan. Secara hukum, LKPT memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun serta mengelola arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan universitas.
Penting untuk dipahami bahwa dalam ekosistem kearsipan, terdapat pemisahan tanggung jawab antara "Pencipta Arsip" (Creator) dan "Lembaga Kearsipan Nasional" (ANRI). ANRI memiliki tanggung jawab atas kebijakan nasional, namun arsip fungsional seperti ijazah tetap berada di bawah kendali perguruan tinggi selama ia masih dikategorikan sebagai arsip dinamis atau inaktif yang belum diserahkan sebagai memori kolektif bangsa. Hal ini menjelaskan mengapa ANRI secara resmi menyatakan tidak memiliki arsip ijazah fisik Presiden Joko Widodo secara langsung, karena secara prosedural, ijazah asli merupakan arsip pribadi yang dimiliki oleh individu, sementara rekaman (record) kelulusannya tetap menjadi wewenang UGM.
| Komponen Kearsipan | Deskripsi Fungsi | Dasar Hukum |
| Pencipta Arsip | Institusi yang menerbitkan dokumen (UGM) | Pasal 17 UU 43/2009 |
| Unit Kearsipan | Pengelola arsip inaktif di lingkungan universitas | Pasal 18 UU 43/2009 |
| Lembaga Kearsipan PT | Pengelola arsip statis dan pembina kearsipan internal | Pasal 27 UU 43/2009 |
| Arsiparis | Tenaga profesional yang menjaga otentisitas dokumen | Pasal 1 angka 10 UU 43/2009 |
Perjalanan hukum sengketa ijazah ini sangat dinamis, melibatkan berbagai aktor mulai dari aktivis, pakar telematika, hingga aparat penegak hukum. Pemicu utamanya adalah gugatan yang dilayangkan oleh Bambang Tri Mulyono ke Pengadilan Negeri Jakarta Pusat dengan nomor perkara 592/Pdt.G/2022/PN Jkt.Pst. Gugatan ini mengklasifikasikan perkara sebagai perbuatan melawan hukum (PMH), dengan tuduhan bahwa ijazah yang digunakan untuk pendaftaran pemilihan presiden periode 2019–2024 adalah dokumen yang berisi keterangan tidak benar.
Respon institusional terhadap gugatan ini menunjukkan betapa krusialnya "rantai bukti" (chain of evidence). UGM melalui Rektor Ova Emilia segera memberikan klarifikasi resmi bahwa Ir. Joko Widodo benar-benar alumni Fakultas Kehutanan UGM angkatan 1980 yang lulus pada tahun 1985. Verifikasi ini dilakukan berdasarkan dokumen-dokumen yang terdokumentasi dengan baik dalam sistem kearsipan universitas. Namun, dari sisi penggugat, tuntutan selalu berpusat pada kehadiran fisik ijazah asli di ruang sidang. Roy Suryo, sebagai salah satu pihak yang meragukan, menyoroti bahwa penggunaan fotokopi sebagai dasar penyidikan dianggap tidak memadai dalam standar pembuktian forensik dokumen.
Konflik ini memuncak ketika Bambang Tri Mulyono justru terjerat kasus hukum lain, yakni penistaan agama dan ujaran kebencian, yang mengakibatkan pencabutan gugatan perdata karena kendala akses komunikasi antara pemberi kuasa dan pengacara. Meskipun gugatan dicabut, residu keraguan publik terus dipelihara melalui narasi digital, yang kemudian direspons oleh pendukung presiden melalui laporan balik terkait tuduhan ijazah palsu ke berbagai unit kepolisian di Indonesia. Fenomena ini menunjukkan bahwa dalam era informasi, sebuah "fakta kearsipan" sering kali harus bertarung dengan "persepsi publik" yang dibentuk oleh disinformasi.
Pilar Otentisitas: Analisis Diplomatik dan Forensik Dokumen
Dalam ilmu kearsipan, otentisitas bukanlah sifat bawaan yang statis, melainkan kualitas yang harus terus dijaga melalui kontrol terhadap proses penciptaan, pemeliharaan, dan transmisinya. Karakteristik arsip yang otentik adalah arsip yang dapat membuktikan bahwa dirinya memang benar-benar seperti yang dinyatakan (genuine) dan bebas dari manipulasi atau pemalsuan.Debat Tipografi dan Font Times New Roman
Salah satu poin paling kontroversial dalam analisis publik adalah penggunaan font Times New Roman (TNR) pada dokumen kelulusan yang diterbitkan pada tahun 1985. Kritikus berargumen bahwa font TNR belum tersedia di Indonesia pada masa tersebut karena Windows versi 3.1 (yang mempopulerkan font tersebut di lingkungan digital) baru dirilis pada tahun 1992.
Sejarah tipografi menunjukkan bahwa font Times New Roman diciptakan oleh Stanley Morison pada tahun 1932 untuk surat kabar The Times di London.
Analisis Diplomatik: Struktur Fisik dan Tanda Tangan
Kajian diplomatik berfokus pada bentuk luar (external features) dan bentuk dalam (internal features) sebuah dokumen. Pada ijazah tahun 1980-an, beberapa elemen kunci yang dianalisis meliputi:
Gaya Penulisan: Transkrip nilai dan ijazah pada masa itu sering kali melibatkan kombinasi antara pengetikan mesin dan tulisan tangan (calligraphy) untuk bagian-bagian tertentu.
Spesimen Tanda Tangan: Tanda tangan Rektor Prof. T. Jacob dan Dekan Prof. Soenardi Prawirohatmodjo pada ijazah Jokowi telah diverifikasi kesesuaiannya dengan spesimen tanda tangan yang tersimpan dalam arsip kepegawaian universitas.
Bahan Baku Kertas: Karakteristik fisik seperti ketebalan dan tekstur kertas merupakan elemen pengaman tradisional. Meskipun kritikus menyebut ijazah asli seharusnya "tebal dan kaku", standar kearsipan menunjukkan bahwa terdapat variasi bahan baku ijazah tergantung pada ketersediaan stok blanko pada tahun anggaran tertentu.
| Unsur Diplomatik | Temuan pada Kasus Ijazah Jokowi | Penjelasan Kearsipan |
| Font (Tipografi) | Times New Roman | Tersedia secara teknologi melalui mesin ketik/cetak profesional pre-Windows |
| Media Tanda Tangan | Tinta Basah / Tulisan Tangan | Standar autentikasi primer pada era administrasi manual |
| Penomoran | Nomor Kelulusan Universitas/Fakultas | Sinkron dengan buku induk mahasiswa satu angkatan |
| Format Blanko | Variasi font dan layout | Adanya transisi kebijakan tata naskah dinas di lingkungan universitas |
Buku Induk Mahasiswa sebagai Ultimate Source of Truth
Dalam sengketa dokumen pribadi seperti ijazah, mata publik sering kali terpaku pada lembaran kertas yang dibawa pulang oleh individu. Namun, dalam sistem kearsipan akademik, "sumber kebenaran absolut" berada pada Buku Induk Mahasiswa. Ijazah hanyalah kutipan atau sertifikat yang merangkum data yang ada di dalam Buku Induk.
Kedudukan Buku Induk sebagai Arsip Statis dan Permanen
Buku Induk Mahasiswa mengandung metadata lengkap: mulai dari foto mahasiswa saat mendaftar, nomor induk mahasiswa (NIM), daftar nilai per semester, hingga riwayat yudisium. Berdasarkan UU Kearsipan, Buku Induk adalah arsip yang tidak boleh dimusnahkan (permanen) karena memiliki nilai guna hukum, administratif, dan sejarah yang berkelanjutan.
Jika terjadi keraguan terhadap selembar ijazah, prosedur kearsipan yang paling valid adalah melakukan verifikasi silang (cross-match) dengan Buku Induk. UGM telah secara konsisten menyatakan bahwa data Ir. Joko Widodo tersedia dan terdokumentasi dengan baik di Buku Induk mereka.
Mekanisme Verifikasi dan Aksesibilitas
Arsip universitas memiliki protokol ketat mengenai siapa yang boleh mengakses data pribadi alumni. UGM hanya bersedia menunjukkan data yang bersifat publik, sedangkan data pribadi yang sensitif hanya akan diberikan jika diminta secara resmi oleh aparat penegak hukum (APH).
Tantangan Transisi Digital: PIN, SIVIL, dan PDDIKTI
Polemik ini juga menyoroti adanya "celah generasi" dalam sistem verifikasi ijazah di Indonesia. Saat ini, pemerintah telah memiliki sistem yang sangat modern, namun sistem ini memiliki keterbatasan historis ketika diterapkan pada lulusan era pra-digital.
Penomoran Ijazah Nasional (PIN) dan Sistem SIVIL
Pemerintah melalui Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (sekarang Kemendikbudristek) telah memberlakukan sistem Penomoran Ijazah Nasional (PIN) yang terintegrasi dengan Sistem Verifikasi Ijazah secara Elektronik (SIVIL).
Namun, syarat utama agar ijazah dapat diverifikasi di SIVIL adalah data tersebut harus sudah dilaporkan di Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI) secara lengkap.
Kekeliruan Interpretasi Publik terhadap Data Digital
Sering kali terjadi miskonsepsi di masyarakat bahwa jika data seseorang tidak ditemukan di PDDIKTI atau SIVIL, maka ijazahnya palsu. Secara kearsipan, ini adalah kegagalan pemahaman terhadap masa retensi dan metode migrasi arsip. Untuk ijazah lama, verifikasi yang sah tetap dilakukan secara manual dengan menghubungi kampus penerbit ijazah dan meminta mereka melakukan pengecekan pada Buku Induk fisik.
| Sistem Verifikasi | Fokus Data | Batasan Operasional |
| SIVIL | Keabsahan Nomor Ijazah Nasional | Umumnya untuk lulusan tahun 2017 ke atas |
| PDDIKTI | Rekam Jejak Akademik Semesteran | Data lama sering belum terintegrasi sempurna |
| PIN | Reservasi dan Pemasangan Nomor | Khusus untuk proses kelulusan baru |
| Verifikasi Manual | Buku Induk dan Arsip Fisik Kampus | Standar emas untuk lulusan era 1980-an |
Integritas Arsiparis dan Etika Pengelolaan Bukti
Keberlanjutan sebuah negara sangat bergantung pada kepercayaan publik terhadap arsipnya. Jika arsip ijazah seorang presiden bisa diragukan tanpa dasar yang kuat, maka seluruh sistem birokrasi kependidikan berada dalam ancaman. Di sinilah peran krusial arsiparis dan lembaga kearsipan universitas diuji.
Prinsip Netralitas dan Profesionalisme
Arsiparis memiliki kode etik untuk selalu jujur, bertanggung jawab, dan melindungi otentisitas serta integritas arsip.
Integritas arsip dijamin melalui:
Kontrol Akses: Menjamin hanya pihak berwenang yang dapat melihat arsip asli untuk mencegah sabotase atau perubahan data.
Preservasi Fisik: Melindungi dokumen Buku Induk dari kerusakan lingkungan (suhu, kelembaban, api) agar tetap dapat diuji kapan pun diperlukan.
Akuntabilitas Pemusnahan: Memastikan bahwa dokumen yang dimusnahkan hanyalah dokumen yang masa retensinya telah habis dan tidak memiliki nilai guna permanen, sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Peran Masyarakat dalam Kearsipan
Masyarakat juga memiliki peran serta dalam bidang kearsipan. Namun, peran ini harus dilakukan melalui saluran yang benar dan berdasarkan pemahaman teknis. Penilaian terhadap keaslian dokumen tidak boleh didasarkan pada asumsi visual yang dangkal (seperti lipatan map atau jenis font), melainkan harus melalui proses audit kearsipan yang sistematis.
Implikasi Strategis dan Rekomendasi Masa Depan
Polemik yang berkepanjangan ini menunjukkan adanya kebutuhan mendesak untuk reformasi sistem kearsipan akademik di Indonesia guna mencegah krisis kepercayaan serupa di masa depan.
Reformasi Sistem Penciptaan dan Penyimpanan
Para ahli kearsipan menyarankan agar Buku Induk mahasiswa tidak lagi hanya dikelola oleh unit administrasi fakultas secara tertutup, tetapi harus segera dialihkan menjadi arsip statis yang dikelola oleh LKPT universitas dengan standar preservasi tinggi.
Pemanfaatan Teknologi Blockchain dan Digital Signature
Untuk menjamin integritas ijazah di masa depan, penerapan teknologi digital signature dan blockchain menjadi sebuah keharusan.
Kesimpulan: Keadilan Berbasis Bukti
Secara keseluruhan, analisis kearsipan terhadap polemik ijazah Presiden Joko Widodo membawa kita pada kesimpulan bahwa sistem administrasi di Universitas Gadjah Mada memiliki ketahanan (resilience) yang cukup kuat untuk mempertahankan bukti kelulusan alumni mereka. Meskipun terdapat tantangan berupa perbedaan standar administrasi antara era 1980-an dan era digital, pilar-pilar utama otentisitas (Buku Induk, spesimen tanda tangan, dan rekam jejak akademik) tetap menunjukkan konsistensi yang solid.
Persoalan hukum yang muncul, baik gugatan perdata Bambang Tri Mulyono maupun laporan pidana lainnya, pada akhirnya harus kembali pada "kekuatan bukti" (strength of evidence). Dalam dunia akademik dan kearsipan, kebenaran tidak ditentukan oleh siapa yang paling vokal di media sosial, melainkan oleh kekuatan arsip yang dapat diuji secara terbuka, objektif, dan adil.
Posting Komentar