Mengenal Profesi Arsiparis: Tugas, Jenjang Karier, hingga Detail Gaji Terbaru
Dalam era digitalisasi informasi saat ini, pengelolaan data menjadi aset yang sangat berharga bagi instansi pemerintah maupun perusahaan swasta. Di balik tertatanya dokumen-dokumen penting tersebut, ada peran vital seorang arsiparis. Namun, masih banyak masyarakat yang bertanya-tanya: Arsiparis itu jabatan apa sebenarnya? Apakah mereka selalu PNS? Dan berapa gaji yang diterima?
Artikel ini akan mengupas tuntas mengenai profesi arsiparis, mulai dari syarat pendidikan hingga prospek kerja di masa depan.
Apa Itu Arsiparis dan Bagaimana Status Jabatannya?
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Di Indonesia, arsiparis merupakan Jabatan Fungsional (JF). Jabatan fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam suatu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian atau keterampilan tertentu.
Apakah arsiparis harus PNS? Jawabannya adalah tidak selalu. Meskipun istilah "Jabatan Fungsional Arsiparis" sangat lekat dengan birokrasi pemerintahan (PNS dan PPPK), sektor swasta juga sangat membutuhkan tenaga pengelola arsip (sering disebut Records Manager atau Document Controller) dengan kualifikasi yang serupa.
Jenjang Jabatan Arsiparis
Berdasarkan peraturan yang berlaku di lingkungan ASN, jabatan arsiparis terbagi menjadi dua kategori besar:
Arsiparis Kategori Keterampilan (Terampil):
Arsiparis Pelaksana / Terampil
Arsiparis Pelaksana Lanjutan / Mahir
Arsiparis Penyelia
Arsiparis Kategori Keahlian (Ahli):
Arsiparis Ahli Pertama
Arsiparis Ahli Muda
Arsiparis Ahli Madya
Arsiparis Ahli Utama
Syarat Pendidikan: Arsiparis Lulusan Apa?
Untuk menjadi seorang arsiparis, latar belakang pendidikan merupakan syarat mutlak. Secara umum, syarat pendidikan minimal disesuaikan dengan kategori jabatan yang dilamar:
Arsiparis Terampil: Minimal lulusan Diploma III (D3) bidang Kearsipan atau bidang lain yang ditentukan oleh instansi pembina (ANRI).
Arsiparis Ahli Pertama: Wajib lulusan Sarjana (S1) atau Diploma IV (D4). Jurusan yang paling relevan adalah S1 Kearsipan, Ilmu Informasi, Manajemen Rekaman, atau Ilmu Perpustakaan.
Banyak pula instansi yang membuka formasi untuk lulusan administrasi perkantoran atau manajemen informasi, selama mereka nantinya mengikuti diklat fungsional kearsipan.
Berapa Gaji dan Tunjangan Jabatan Arsiparis?
Bicara soal kesejahteraan, gaji arsiparis (PNS) mengikuti standar gaji pokok ASN secara nasional yang diatur dalam Peraturan Pemerintah. Gaji pokok ini ditentukan oleh golongan ruang (seperti III/a untuk Ahli Pertama).
Namun, yang membedakan adalah Tunjangan Jabatan Fungsional Arsiparis. Berdasarkan Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 71 Tahun 2017, berikut adalah besaran tunjangan jabatan arsiparis:
| Jenjang Jabatan | Besaran Tunjangan (Per Bulan) |
| Arsiparis Ahli Utama | Rp1.300.000 |
| Arsiparis Ahli Madya | Rp1.080.000 |
| Arsiparis Ahli Muda | Rp700.000 |
| Arsiparis Ahli Pertama | Rp540.000 |
| Arsiparis Penyelia | Rp700.000 |
| Arsiparis Mahir | Rp420.000 |
| Arsiparis Terampil | Rp350.000 |
Catatan: Selain gaji pokok dan tunjangan jabatan, arsiparis juga menerima Tunjangan Kinerja (Tukin) yang besarannya tergantung pada kebijakan instansi tempat mereka bekerja (pusat atau daerah).
Lokasi Kerja: Lulusan Kearsipan Kerja di Mana?
Peluang kerja bagi lulusan kearsipan sangat luas. Arsiparis kerja di mana saja? Berikut adalah daftarnya:
Instansi Pemerintah: Kementerian, Lembaga Pemerintah Non-Kementerian (LPNK), Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota).
BUMN dan BUMD: Perusahaan milik negara seperti PT KAI, Pertamina, atau Bank Mandiri memerlukan manajemen dokumen yang sangat ketat.
Lembaga Pendidikan: Universitas (Pusat Arsip Perguruan Tinggi).
Sektor Swasta: Perbankan, rumah sakit, perusahaan konstruksi, hingga firma hukum memerlukan jasa pengelola arsip untuk menjaga keamanan data legal dan transaksi.
Apa Itu Sertifikasi Arsiparis?
Untuk menjaga profesionalisme, seorang arsiparis didorong untuk memiliki Sertifikasi Arsiparis. Sertifikasi ini adalah proses pemberian pengakuan formal atas kompetensi kearsipan yang dimiliki. Di Indonesia, sertifikasi ini biasanya diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Sertifikasi ini menjadi bukti bahwa seseorang benar-benar kompeten dalam mengelola arsip statis maupun dinamis sesuai standar nasional.
Sisi Emosional: Apakah Menjadi Arsiparis Itu Kesepian?
Sering muncul stereotip bahwa arsiparis adalah pekerjaan yang membosankan dan "kesepian" karena harus bergelut dengan tumpukan kertas di ruangan tertutup. Namun, realitanya justru sebaliknya.
Arsiparis modern saat ini lebih banyak berinteraksi dengan teknologi informasi dan berbagai unit kerja. Mereka harus berkoordinasi dengan bagian hukum, IT, hingga pimpinan organisasi untuk menyusun jadwal retensi arsip. Jadi, apakah menjadi arsiparis itu kesepian? Tidak sama sekali. Justru diperlukan kemampuan komunikasi yang baik untuk mengedukasi rekan kerja mengenai pentingnya tata kelola dokumen.
Tantangan: Apakah Sulit Menjadi Seorang Arsiparis?
Kesulitan menjadi arsiparis terletak pada ketelitian dan integritas. Mengelola ribuan data agar mudah ditemukan kembali dalam hitungan detik (retrieval) membutuhkan logika berpikir yang sistematis. Selain itu, arsiparis bertanggung jawab menjaga kerahasiaan dokumen negara atau perusahaan, sehingga integritas moral sangat diuji. Jika Anda menyukai keteraturan dan detail, pekerjaan ini akan terasa sangat menyenangkan.
Cara Menjadi Arsiparis dan Batas Usia Pensiun
Bagaimana cara menjadi seorang arsiparis?
Menempuh pendidikan formal D3/S1 Kearsipan atau Ilmu Informasi.
Mengikuti seleksi CPNS atau PPPK untuk formasi Arsiparis.
Bagi yang sudah menjadi PNS di jabatan lain, bisa melakukan perpindahan jabatan (Inpassing) setelah mengikuti diklat kearsipan.
Batas Usia Pensiun (BUP) Jabatan Fungsional Arsiparis:
Sesuai dengan peraturan manajemen ASN, batas usia pensiun bagi arsiparis adalah:
58 Tahun untuk Pejabat Fungsional Ahli Pertama, Ahli Muda, dan kategori Keterampilan.
60 Tahun untuk Pejabat Fungsional Ahli Madya.
65 Tahun untuk Pejabat Fungsional Ahli Utama.
Kesimpulan
Profesi arsiparis adalah pilihan karier yang menjanjikan dengan jenjang yang jelas, terutama bagi mereka yang menyukai manajemen data dan informasi. Dengan dukungan sertifikasi dan kemauan untuk beradaptasi dengan teknologi digital, seorang arsiparis akan terus dibutuhkan di tengah gempuran arus informasi global.