Beranda
arsip
arsip dinamis

Penyimpanan Arsip Dinamis: Menjaga 'Rumah' Dokumen agar Aman dari Ancaman

 


Setelah arsip diciptakan, digunakan, dan ditata rapi, perjalanannya belum berakhir. Kini, ia harus ditempatkan di sebuah "rumah" yang layak dan aman. Proses ini, yang dikenal sebagai Penyimpanan Arsip, adalah pilar fundamental dalam pemeliharaan arsip dinamis. Tujuannya bukan sekadar "menaruh dokumen di rak", melainkan sebuah upaya sistematis untuk menjamin keamanan fisik dan informasi arsip selama masa hidupnya.

Aturan main dalam membangun "rumah" yang aman ini diatur secara jelas dalam PP No. 28 Tahun 2012 dan diperkuat oleh berbagai pedoman teknis dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Mari kita telusuri bagaimana negara menetapkan standar untuk melindungi aset informasinya dari berbagai ancaman.

Dua 'Rumah' Berbeda untuk Dua Jenis Arsip

Tidak semua arsip dinamis tinggal di rumah yang sama. Sesuai dengan status keaktifannya, arsip dinamis memiliki dua jenis tempat penyimpanan yang berbeda:

  1. Sentral Arsip Aktif (Central File) Ini adalah "rumah" bagi arsip aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan sering diakses untuk pekerjaan sehari-hari. Tanggung jawab pengelolaannya ada di tangan pimpinan unit pengolah. Lokasinya harus mudah dijangkau, aman, dan efisien untuk mendukung kelancaran pekerjaan. Biasanya, ini berupa filing cabinet atau sistem lemari arsip yang berada di lingkungan unit kerja.

  2. Sentral Arsip Inaktif (Records Center) Ketika arsip mulai "pensiun" dan frekuensi penggunaannya menurun, ia akan dipindahkan ke "rumah" baru yang disebut records center. Ini adalah fasilitas yang dirancang khusus untuk menyimpan arsip inaktif dalam jumlah besar secara efisien dan aman. Tanggung jawab pengelolaannya beralih ke kepala unit kearsipan. Records center adalah benteng pertahanan terakhir bagi arsip sebelum ia memasuki tahap penyusutan akhir.

Syarat Wajib Sebuah 'Rumah' Arsip yang Ideal

Baik central file maupun records center, keduanya harus memenuhi standar prasarana dan sarana yang ditetapkan oleh ANRI. Standar ini mencakup berbagai aspek krusial:

  • Gedung dan Konstruksi: Lokasi gedung harus aman dari risiko bencana seperti banjir dan kebakaran. Konstruksinya harus kokoh dan dirancang untuk menahan beban berat dari tumpukan arsip.

  • Tata Ruang: Ruangan penyimpanan harus terpisah dari area kerja untuk mengurangi lalu lintas orang yang tidak berkepentingan dan risiko lainnya.

  • Peralatan Standar: Peralatan yang digunakan bukan sembarang perabotan. Pedoman dari ANRI (seperti Perka ANRI No. 50 Tahun 2015) mensyaratkan penggunaan filing cabinet atau boks arsip yang terbuat dari bahan yang tidak merusak kertas (bebas asam). Rak yang digunakan pun harus terbuat dari metal yang kuat dan stabil.

  • Pengendalian Lingkungan: Suhu dan kelembapan udara harus dijaga stabil untuk mencegah kertas menjadi rapuh atau tumbuhnya jamur. Ruangan juga harus dilindungi dari paparan cahaya matahari langsung dan debu.

Keamanan Berlapis: Tidak Hanya Fisik, tapi Juga Informasi

Penyimpanan arsip modern tidak hanya bicara soal ancaman fisik seperti api atau air. Keamanan informasi menjadi prioritas yang sama pentingnya. ANRI, melalui berbagai peraturannya, menekankan pentingnya keamanan berlapis:

  • Arsip Umum: Boleh disimpan pada rak besi biasa.

  • Arsip Terbatas: Harus disimpan dalam filing cabinet yang dapat dikunci.

  • Arsip Rahasia: Wajib disimpan dalam lemari besi atau brankas yang jauh lebih aman.

Sistem ini memastikan bahwa tingkat keamanan fisik sejalan dengan tingkat kerahasiaan informasi yang dikandung oleh arsip.

Penutup: Penyimpanan Bukan Akhir, Tapi Proses Menjaga Kehidupan

Penyimpanan arsip dinamis adalah sebuah proses berkelanjutan yang esensial. Ini adalah komitmen sebuah institusi untuk menjaga aset informasinya tetap hidup, aman, dan utuh selama jangka waktu yang telah ditentukan dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA). Dengan membangun "rumah" yang kokoh dan aman sesuai standar, negara memastikan bahwa setiap dokumen—baik yang masih aktif digunakan maupun yang sudah mulai beristirahat—tetap terjaga nilainya sebagai bukti akuntabilitas dan sumber informasi yang tepercaya.

Posting Komentar