Panduan Admin Instansi: Konfigurasi Awal dan Manajemen Unit Kerja di SRIKANDI V3
Halo, para Administrator Instansi yang budiman.
Setelah kita berkenalan dengan wajah baru SRIKANDI V3 di artikel sebelumnya, kini saatnya menyingsingkan lengan baju. Sebagai Admin Instansi, Anda ibarat seorang arsitek yang sedang menyiapkan pondasi bangunan. Jika pondasinya kuat, maka aktivitas penghuni di dalamnya (surat-menyurat dan disposisi) akan berjalan aman dan nyaman.
Dua langkah paling krusial di awal penggunaan aplikasi adalah Mengatur Identitas Instansi (Logo) dan Menyusun Struktur Organisasi (Unit Kerja). Tanpa kedua hal ini, naskah dinas tidak akan memiliki kop surat yang valid dan surat tidak akan tahu harus dikirim ke unit mana.
Mari kita bahas langkah-langkahnya secara teknis namun tetap santai.
1. Menyiapkan Unit Kerja (Pondasi Organisasi)
Di SRIKANDI V3, menu Unit Kerja adalah tempat Anda mendefinisikan struktur organisasi instansi Anda, mulai dari induk hingga unit terkecil. Data ini sangat vital karena akan menentukan alur disposisi dan hak akses pengguna.
Langkah-langkah Konfigurasi:
Masuk ke menu Master di bilah navigasi sebelah kiri.
Pilih sub-menu [Instansi | Unit Kerja].
Di halaman ini, Anda akan melihat daftar unit kerja yang sudah ada (jika pernah diinput).
Untuk menambahkan unit baru, klik tombol Tambah (biasanya berwarna biru/hijau di pojok kanan atas).
Isi formulir yang tersedia dengan lengkap, meliputi:
Kode Unit Kerja: Sesuaikan dengan aturan penomoran di instansi Anda.
Nama Unit Kerja: Tulis nama resmi unit/satuan kerja.
Induk Unit Kerja: Tentukan unit ini berada di bawah struktur mana (penting untuk hirarki disposisi).
Klik Simpan untuk merekam data.
Tips Penting: Pastikan hirarki (induk unit kerja) sudah benar. Kesalahan di sini bisa menyebabkan pejabat Eselon II tidak bisa mendisposisikan surat ke Eselon III di bawahnya karena sistem tidak membaca hubungan atasan-bawahan tersebut.
2. Personalisasi Instansi: Pengaturan Logo
Agar naskah dinas elektronik yang keluar dari instansi Anda terlihat resmi dan profesional, pengaturan logo adalah hal wajib. Logo ini nantinya akan muncul secara otomatis pada kop surat (header) naskah dinas.
Langkah-langkah Konfigurasi:
Masih di menu Master, pilih sub-menu [Instansi | Logo Instansi].
Halaman ini akan menampilkan logo aktif saat ini.
Klik tombol Tambah atau Edit untuk mengunggah logo baru.
Unggah file gambar logo instansi Anda (biasanya format .png dengan latar transparan lebih disarankan agar menyatu rapi dengan kertas surat).
Pastikan resolusi gambar cukup baik (tidak pecah) namun tidak terlalu berat agar tidak membebani loading dokumen.
Klik Simpan.
Mengapa Dua Hal Ini Harus Didahulukan?
Mungkin Anda bertanya, "Kenapa tidak langsung bikin user pegawai dulu?" Jawabannya sederhana: Saat Anda membuat akun pengguna (User) atau Pejabat, sistem akan menanyakan, "Pengguna ini duduk di jabatan apa dan di unit kerja mana?". Jika Unit Kerja belum dibuat, Anda tidak akan bisa mendaftarkan satu pun pegawai.
Begitu pula dengan Logo. Naskah dinas yang dibuat oleh user akan mengambil template kop surat dari pengaturan Logo Instansi. Tanpa logo, surat dinas instansi Anda akan terlihat "kosong" dan kurang valid secara administratif.
Penutup
Tugas sebagai Admin Instansi memang terdengar teknis, namun peran Anda adalah tulang punggung kelancaran administrasi pemerintahan. Dengan tuntasnya pengaturan Unit Kerja dan Logo, Anda telah menyelesaikan 50% dari persiapan awal sistem SRIKANDI V3.
Di artikel selanjutnya, kita akan membahas bagaimana cara mengisi "rumah" yang sudah Anda bangun ini dengan para penghuninya, yaitu melalui Manajemen Pengguna dan Jabatan. Sampai jumpa!
FAQ Mini (Seputar Konfigurasi Admin)
Q: Apakah saya bisa mengedit nama Unit Kerja jika terjadi perubahan nomenklatur? A: Ya, bisa. Masuk kembali ke menu [Instansi | Unit Kerja], cari unit kerja yang dimaksud, lalu klik tombol Edit (ikon pensil). Perubahan ini akan langsung berlaku di sistem.
Q: Format file apa yang terbaik untuk Logo Instansi? A: Disarankan menggunakan format PNG dengan background transparan. Hindari format JPG dengan background putih kotak, karena akan terlihat kurang rapi jika template surat memiliki warna dasar selain putih.
Q: Jika saya salah menentukan Induk Unit Kerja, apa dampaknya? A: Dampak utamanya adalah pada alur Disposisi. Surat mungkin tidak akan muncul sebagai pilihan disposisi bagi pejabat di atasnya, atau sebaliknya. Segera perbaiki struktur induknya di menu Edit Unit Kerja.
Referensi Dokumen: Manual Book Admin Instansi SRIKANDI V3.pdf (Halaman 9 & 11)
Posting Komentar