ZMedia Purwodadi
Beranda arsip arsip dinamis Kearsipan srikandi

Tutorial Admin Satker: Mengelola Pengguna dan Jabatan dengan Mudah

Gambar
Arsiparis
Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Halo, rekan Administrator Satuan Kerja (Satker) yang berbahagia.

Jika Admin Instansi adalah arsitek yang membangun gedung, maka Anda—Admin Satker—adalah manajer HRD yang mengatur siapa saja yang berhak masuk ke ruangan mana. Peran Anda sangat krusial karena tanpa pengaturan pengguna yang tepat, surat dinas tidak akan sampai ke meja pejabat yang berwenang, dan staf tidak akan bisa bekerja.

Seringkali, Admin Satker merasa bingung: "Mana yang harus dibuat duluan? Akun penggunanya atau jabatannya?" Jawabannya mutlak: Buat Jabatannya dulu, baru Penggunanya.

Mengapa? Karena di SRIKANDI V3, "orang" (User) menempel pada "kursi" (Jabatan). Jika kursinya belum ada, orang tersebut tidak bisa duduk. Yuk, kita simak langkah-langkah praktisnya agar pekerjaan Anda beres dalam hitungan menit.

1. Cek Pondasi: Menu Unit Kerja

Sebelum melangkah jauh, pastikan dulu Unit Kerja di satker Anda sudah sesuai. Menu ini adalah tempat Anda memastikan struktur organisasi (seksi, bidang, atau sub-bagian) sudah terdaftar.

Caranya:

  1. Buka menu Master di bilah kiri.

  2. Klik [Instansi | Unit Kerja].

  3. Pastikan nama satker dan unit di bawahnya sudah benar. Jika belum, Anda bisa menambahkannya di sini.


2. Siapkan "Kursi"-nya: Menu Jabatan

Inilah langkah yang sering terlewat. Sebelum mendaftarkan pegawai baru, Anda harus menyediakan "Jabatan" di sistem. Jabatan ini bukan hanya nama, tapi juga menentukan hak akses (apakah dia penandatangan surat, verifikator, atau staf biasa).

Langkah Membuat Jabatan:

  1. Masuk ke menu Master.

  2. Pilih [Pengguna | Jabatan].

  3. Klik tombol Tambah.

  4. Isi nama jabatan (Misal: "Kepala Seksi Pelayanan" atau "Arsiparis Ahli Muda").

  5. Tentukan Induk Unit Kerjanya.

  6. Penting: Jangan lupa kaitkan jabatan ini dengan Unit Kerja yang relevan agar muncul di struktur yang benar.


3. Masukkan "Orang"-nya: Menu Daftar Pengguna

Setelah "kursi" jabatan siap, barulah kita panggil "orangnya" untuk duduk. Di menu ini, Anda akan membuatkan akun (username dan password) untuk pegawai.

Langkah Registrasi User:

  1. Masuk ke menu Master > [Pengguna | Daftar Pengguna].

  2. Klik tombol Tambah Pengguna.

  3. Isi data diri pegawai (NIP, Nama Lengkap, Email, No HP/WA untuk notifikasi).

  4. Buatkan Username dan Password sementara.

  5. Pada kolom Jabatan, pilih jabatan yang sudah Anda buat di langkah ke-2 tadi.

  6. Klik Simpan.

Sekarang, pegawai tersebut sudah resmi memiliki akun dan bisa login untuk mulai bekerja!


4. Tips Pro: Mengelola Mutasi Pegawai

Apa yang harus dilakukan jika ada pegawai yang mutasi atau pensiun?

  • Jangan Hapus Akunnya secara sembarangan, karena jejak audit surat-menyuratnya akan hilang.

  • Cukup Non-aktifkan statusnya atau Edit jabatannya jika ia hanya pindah seksi di dalam satker yang sama.

  • Jika pindah keluar instansi, lepaskan jabatannya (unassign) agar kursi tersebut kosong dan bisa diisi pejabat baru.

Penutup

Mengelola pengguna dan jabatan di SRIKANDI V3 sebenarnya sangat logis jika Anda memegang prinsip "Unit Kerja -> Jabatan -> Pengguna". Jangan terbalik! Dengan struktur yang rapi, aliran disposisi dan surat-menyurat di satker Anda dijamin akan lancar jaya.

Di artikel berikutnya, kita akan membahas sisi operasional: bagaimana para Pencatat Surat bekerja menangani banjirnya surat masuk. Sampai jumpa!

FAQ Mini (Seputar Admin Satker)

Q: Saya sudah buat user, tapi kenapa dia tidak bisa Tanda Tangan Elektronik (TTE)? A: Pastikan saat membuat Jabatan untuk user tersebut, Anda sudah mencentang opsi atau memberikan hak akses sebagai "Penandatangan". Cek juga apakah user tersebut sudah memiliki sertifikat elektronik dari BSrE.

Q: Bagaimana cara reset password pegawai yang lupa kata sandi? A: Masuk ke menu [Pengguna | Daftar Pengguna], cari nama pegawai tersebut, klik tombol Aksi (biasanya ikon kunci atau pensil), lalu pilih opsi Reset Password.

Q: Apakah Admin Satker bisa melihat isi surat pimpinan? A: Secara default Tidak. Admin Satker hanya mengelola "kulit" sistem (akun dan jabatan). Isi surat adalah privasi pemilik akun (User) dan Pencatat Surat, kecuali Admin diberikan rangkap jabatan tertentu.

Referensi Dokumen: Manual Book Admin Satker SRIKANDI V3.pdf (Bab 03. Master, Halaman 9 dst)

Posting Komentar